Warum das Hinzufügen eines Passworts vor dem Versenden einer PDF-Datei per E-Mail eine kluge Vorsichtsmaßnahme ist
E-Mail ist kein sicherer Kommunikationskanal. Eine E-Mail-Nachricht durchläuft mehrere Server zwischen dem Absender und dem Empfänger, und bei jedem Hop wird der Nachrichteninhalt, einschließlich aller angehängten PDF-Dateien, vorübergehend gespeichert und ist möglicherweise für Serveradministratoren zugänglich. Durch das Hinzufügen eines Passworts zu einer PDF-Datei vor dem Anhängen an eine E-Mail wird sichergestellt, dass der Inhalt des Dokuments geschützt bleibt, auch wenn die E-Mail von einer anderen Person als dem vorgesehenen Empfänger abgefangen oder abgerufen wird.
Die Übermittlung des Passworts über einen anderen Kanal als die E-Mail ist die wichtigste Sicherheitsmaßnahme.
Der Verschlüsselungsstandard, den Ihr PDF-Tool verwendet, bestimmt direkt, wie resistent das Dokument gegen unbefugten Zugriff ist.
Der Passwortschutz ist besonders wichtig für Dokumente, die persönliche Informationen, Finanzdaten, rechtliche Kommunikation oder geschäftsrelevante Inhalte enthalten. Eine an einen Buchhalter gesendete Steuererklärung, ein an einen Kunden gesendeter Vertrag oder eine an einen Arzt gesendete Krankenakte profitieren alle von der zusätzlichen Sicherheitsebene, die der Passwortschutz bietet. Das Passwort sollte dem Empfänger über einen anderen Kanal als die E-Mail mit der geschützten PDF-Datei mitgeteilt werden, beispielsweise per Telefon, SMS oder eine separate E-Mail an eine andere Adresse.
PDF-Sicherheit durch Passwortschutz ist nicht unzerbrechlich, bietet aber eine starke praktische Barriere gegen zufälligen unbefugten Zugriff. Eine passwortgeschützte PDF-Datei, die mit AES-256-Verschlüsselung verschlüsselt ist, dem Standard, der von modernen PDF-Tools verwendet wird, würde mit der aktuellen Computertechnologie Milliarden von Jahren dauern, um sie mit brutaler Gewalt zu knacken, vorausgesetzt, ein sicheres Passwort von angemessener Länge ist vorhanden. Die praktische Sicherheit passwortgeschützter PDFs wird nicht durch die Verschlüsselungsstärke, sondern durch die Stärke des gewählten Passworts und die Sicherheit des separaten Kanals, über den es geteilt wird, begrenzt.
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Schritt-für-Schritt: Hinzufügen eines Passworts zu einem PDF vor dem E-Mail-Versand
Das Hinzufügen eines Passwortschutzes zu einem PDF vor dem Versenden per E-Mail dauert in den meisten PDF-Tools etwa 30 Sekunden. Öffnen Sie das PDF in Ihrem bevorzugten PDF-Passwort-Schutztool. Suchen Sie die Sicherheits- oder Schutzfunktion, die normalerweise unter „Datei“, „Extras“ oder einer Menüoption „Schützen“ zu finden ist. Wählen Sie die Option zum Hinzufügen eines Passwortschutzes. Dadurch wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie das Passwort eingeben, das Sie verwenden möchten.
Die meisten Passwortschutz-Tools bieten zwei separate Passwörter: ein offenes Passwort und ein Berechtigungspasswort. Um das Dokument überhaupt ansehen zu können, ist das Öffnungspasswort erforderlich. Das Berechtigungskennwort steuert, was der Empfänger nach dem Öffnen mit dem Dokument tun kann, z. B. ob er es drucken, Text daraus kopieren oder bearbeiten kann. Bei E-Mail-Anhängen ist das offene Passwort dasjenige, das vor unbefugtem Zugriff schützt. Das Berechtigungskennwort bietet zusätzliche Kontrolle darüber, was autorisierte Empfänger mit dem Dokument tun können, nachdem sie es geöffnet haben.
Wählen Sie ein Passwort, das sich der Empfänger merken kann oder das Sie einfach über den separaten Kanal abrufen können, über den Sie es teilen. Praktisch ist ein Passwort in Form eines kurzen Satzes mit einer Zahl, etwa der Postleitzahl des Empfängers, kombiniert mit einem Wort zum Thema des Dokuments. Vermeiden Sie es, den Namen, das Geburtsdatum oder andere leicht zu erratende Informationen des Empfängers als einzige Passwortkomponente zu verwenden. Speichern Sie nach Eingabe und Bestätigung des Passworts das geschützte PDF. Überprüfen Sie, ob der Schutz funktioniert, indem Sie die Datei schließen und erneut öffnen. Dabei sollte vor der Anzeige von Inhalten zur Eingabe des Kennworts aufgefordert werden.
Nachdem Sie den Schutz überprüft haben, hängen Sie das geschützte PDF an Ihre E-Mail an und senden Sie es. Teilen Sie dem Empfänger dann das Passwort über den von Ihnen gewählten separaten Kanal mit. Fügen Sie das Passwort nicht in derselben E-Mail wie die geschützte PDF-Datei ein, da dies den Zweck des Passwortschutzes völlig zunichte macht. Ein separater Kommunikationskanal stellt sicher, dass jemand, der Zugriff auf die E-Mail erhält, den Anhang dennoch nicht öffnen kann.
Auswahl eines Tools zum Passwortschutz von PDFs auf verschiedenen Geräten
Auf einem Windows-Computer kann Adobe Acrobat Reader PDFs mit einem Kennwortschutz versehen, ebenso wie Microsoft Print to PDF in Kombination mit dem Ziel-PDF-Editor. Die meisten PDF-Tools von Drittanbietern für Windows verfügen auch über Passwortschutzfunktionen. Die integrierten Optionen variieren je nach Windows-Version. Überprüfen Sie daher, was Ihre spezifische Version unterstützt, bevor Sie zusätzliche Software installieren.
Auf einem Mac unterstützt die integrierte Vorschauanwendung das Hinzufügen eines Passwortschutzes nicht, das ColorSync-Dienstprogramm und mehrere kostenlose Mac-PDF-Tools von Drittanbietern jedoch schon. Zu den Funktionen von PDF Expert und PDFpen gehört auch der Passwortschutz. Für den gelegentlichen Gebrauch erspart ein browserbasiertes Tool, das das PDF lokal verarbeitet, die Installation jeglicher Software.
Auf iPhone und Android ist der Passwortschutz über PDF-Bearbeitungs-Apps verfügbar. Die integrierten Tools von Apple enthalten keinen PDF-Passwortschutz, daher ist eine Drittanbieter-App oder ein browserbasiertes Tool erforderlich. Der Vorgang ist auf allen mobilen Plattformen ähnlich: Öffnen Sie das PDF in der App, wählen Sie die Option „Schutz“ oder „Sicherheit“, geben Sie das Passwort ein, bestätigen Sie es und speichern Sie die geschützte Version.
WukongPDFs PDF-Sicherheit-Tool funktioniert in jedem Browser auf jedem Gerät und fügt PDFs ohne Softwareinstallation einen AES-256-Passwortschutz hinzu. Laden Sie das PDF hoch, geben Sie das Passwort ein und laden Sie die geschützte Datei herunter. Das Tool verarbeitet die Datei im Speicher und speichert nach Abschluss des Vorgangs weder die Originalversion noch die geschützten Versionen auf seinen Servern.
Was ein gutes PDF-Passwort ausmacht und wie man es sicher teilt
Ein gutes PDF-Passwort vereint Sicherheit und Praktikabilität. Eine 16-stellige zufällige Zeichenfolge aus Buchstaben, Zahlen und Symbolen ist äußerst sicher, aber für die Kommunikation und die Eingabe durch den Empfänger unpraktisch. Ein Passwort, das aus mehreren voneinander unabhängigen Wörtern mit einer Zahl besteht, beispielsweise aus der Kombination einer Farbe, eines Tieres und einer dreistelligen Zahl, die der Empfänger kennt, lässt sich viel einfacher per Telefon kommunizieren und beim ersten Versuch richtig eingeben, bietet aber dennoch ausreichende Sicherheit für die meisten Dokumentenschutzszenarien.
Die Methode, die Sie zum Teilen des Passworts verwenden, sollte getrennt von der E-Mail erfolgen, die die geschützte PDF-Datei enthält. Ein Telefonanruf ist ideal, da er die Identität des Empfängers durch Spracherkennung bestätigt. Eine SMS an die bekannte Telefonnummer des Empfängers ist bequem und einigermaßen sicher. Auch eine Messaging-App mit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung wie Signal oder WhatsApp eignet sich. Vermeiden Sie die Weitergabe des Passworts über dasselbe E-Mail-Konto, das die geschützte PDF-Datei gesendet hat, über unverschlüsselte Chat-Anwendungen oder über einen anderen Kanal, über den das Passwort zusammen mit dem Dokument, das es schützt, abgefangen werden könnte.
Die Stärke der PDF-Passwortverschlüsselung hat sich im Laufe der Jahre erheblich verbessert. Wenn Sie wissen, welche Verschlüsselungsstufe Ihr Tool verwendet, können Sie fundierte Sicherheitsentscheidungen treffen. Moderne PDF-Tools, die die AES-256-Verschlüsselung unterstützen, bieten einen Schutz, der den aktuellen kryptografischen Standards entspricht. Ältere Tools oder einfache Konverter, die nur die RC4-Verschlüsselung, einen älteren und schwächeren Algorithmus, unterstützen, bieten deutlich weniger Schutz vor entschlossenen Angreifern. Überprüfen Sie die Dokumentation oder Sicherheitseinstellungen Ihres PDF-Tools, um zu bestätigen, welcher Verschlüsselungsstandard angewendet wird. Wenn AES-256 verfügbar ist, verwenden Sie es.
Nachdem der Empfänger den Empfang und das Öffnen der geschützten PDF-Datei bestätigt hat, sollten Sie erwägen, das Passwort zu ändern oder den Schutz aufzuheben, wenn das Dokument während der Übertragung nicht mehr gesichert werden muss. Eine passwortgeschützte PDF-Datei im E-Mail-Posteingang oder Download-Ordner des Empfängers ist vor zufälligem Zugriff geschützt, aber das Passwort bleibt jedes Mal ein Problem, wenn der Empfänger das Dokument öffnen muss. Durch das Entfernen des Schutzes nach erfolgreicher Zustellung wird der bequeme Zugriff wiederhergestellt, während das Dokument während der riskantesten Phase seiner Reise, der Übertragung über E-Mail-Server zwischen Absender und Empfänger, geschützt war.
Für den wiederkehrenden Austausch von Dokumenten mit demselben Empfänger, beispielsweise wöchentliche Berichte an einen Kunden oder monatliche Abrechnungen an einen Buchhalter, richten Sie ein gemeinsames Passwortprotokoll ein, das Sie konsequent verwenden. Der Empfänger kennt das Passwort und benötigt nicht jedes Mal eine separate Kommunikation, dennoch schützt das Passwort jedes einzelne Dokument während der Übertragung. Ein gemeinsames Passwort, das sich vierteljährlich ändert, sorgt für ein Gleichgewicht zwischen Sicherheit durch regelmäßige Passwortrotation und Komfort, da nicht für jeden Dokumentenaustausch eine separate Passwortkommunikation erforderlich ist.
Organisationen mit formellen Informationssicherheitsrichtlinien sollten überprüfen, ob ihre PDF-Passwortschutzpraktiken mit diesen Richtlinien übereinstimmen. Einige Richtlinien erfordern bestimmte Verschlüsselungsstandards, Mindestregeln für die Passwortkomplexität oder genehmigte Tools zum Anwenden des Schutzes. Die Verwendung eines persönlichen PDF-Tools zum Passwortschutz eines Dokuments mit geschäftsrelevanten Informationen erfüllt möglicherweise das praktische Ziel der Sicherung des Dokuments, verstößt jedoch gegen eine Richtlinienanforderung zur Verwendung eines genehmigten Unternehmenstools. Überprüfen Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens, bevor Sie eine bestimmte PDF-Schutzmethode für Geschäftsdokumente standardisieren.
Wenn Sie eine passwortgeschützte PDF-Datei von einer anderen Person erhalten, liegt die Verantwortung für die Sicherheit des Passworts bei Ihnen. Speichern Sie das Passwort in einem Passwort-Manager und nicht in Ihrem E-Mail-Posteingang, wo es neben der geschützten PDF-Datei liegt und den Zweck der Kommunikation über separate Kanäle zunichte macht. Bei den meisten Passwort-Managern können Sie Notizen und Dateien an Passworteinträge anhängen, sodass Sie den Passworteintrag für einen bequemen Zugriff mit der geschützten PDF-Datei verknüpfen können, ohne die Sicherheitstrennung zwischen dem Dokument und seinem Passwort zu beeinträchtigen.
Viele PDF-Tools bieten als Alternative zur passwortbasierten Verschlüsselung auch eine zertifikatbasierte Verschlüsselung an. Bei der Zertifikatverschlüsselung werden digitale Zertifikate anstelle von Passwörtern verwendet, wodurch das Problem der Passwortkommunikation beseitigt wird, da der Empfänger bereits über das zum Entschlüsseln des Dokuments erforderliche Zertifikat verfügt. Die zertifikatbasierte Sicherheit ist anfänglich komplexer einzurichten, bietet aber eine höhere fortlaufende Sicherheit für den wiederkehrenden Dokumentenaustausch mit denselben Empfängern.
Sich diese paar zusätzlichen Minuten Zeit zu nehmen, um sensible Dokumente zu schützen, bevor man sie per E-Mail verschickt, ist eine Gewohnheit, die, wenn man sie einmal etabliert hat, so automatisch abläuft wie das Anhängen der Datei selbst und eine Sicherheit bietet, die in keinem Verhältnis zum geringen Aufwand steht.
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