Microsoft Word-Dokumente können interaktive Elemente wie Inhaltssteuerelemente, ältere Formularfelder und ActiveX-Steuerelemente enthalten, die sich bei der Konvertierung des Dokuments in PDF unterschiedlich verhalten. Eine Dropdown-Liste, die in Word funktioniert, kann im PDF zu einer statischen Textbezeichnung werden. Ein Datumsauswahl-Steuerelement verschwindet möglicherweise vollständig. Das Konvertieren von Word in PDF unter Beibehaltung dieser interaktiven Elemente erfordert bestimmte Einstellungen, die in den meisten Export-Workflows nicht standardmäßig aktiviert sind. Durch die richtigen Einstellungen wird sichergestellt, dass Formulare, Vorlagen und strukturierte Dokumente nach der Konvertierung funktionsfähig bleiben.
Wichtige Erkenntnisse
Word-Inhaltssteuerelemente, einschließlich Rich-Text-Felder, Dropdown-Listen, Datumsauswahl und Kontrollkästchen, können während der Konvertierung als interaktive PDF-Formularfelder beibehalten werden, jedoch nur, wenn die richtige Exportoption ausgewählt ist. Ältere Formularfelder aus älteren Word-Dokumenten erfordern eine andere Handhabung als moderne Inhaltssteuerelemente. Die Konvertierungseinstellungen, die interaktive Elemente beibehalten, liegen eine Ebene tiefer als die Standardoption „Als PDF speichern“ und viele Benutzer wissen nicht, dass sie existieren.
Der Unterschied zwischen Inhaltssteuerelementen und alten Formularfeldern
Inhaltssteuerelemente wurden in Word 2007 eingeführt und sind die moderne Möglichkeit, strukturierte, interaktive Elemente zu Dokumenten hinzuzufügen. Dazu gehören Rich-Text-Felder, Nur-Text-Felder, Dropdown-Listen, Datumsauswahl, Kontrollkästchen und sich wiederholende Abschnitte. Jedes Inhaltssteuerelement verfügt über Eigenschaften, die sein Verhalten definieren, z. B. ob es gelöscht werden kann, ob es nach der Bearbeitung gesperrt wird und welchen Platzhaltertext es anzeigt. Bei der Konvertierung in PDF können Inhaltssteuerelemente entsprechenden PDF-Formularfeldern zugeordnet werden, wodurch ihr interaktives Verhalten erhalten bleibt.
Bei alten Formularfeldern handelt es sich um eine ältere Technologie aus Word 2003 und früheren Versionen. Sie umfassen Textfelder, Kontrollkästchen und Dropdown-Listen, ihnen fehlen jedoch die Eigenschaften und Gestaltungsoptionen von Inhaltssteuerelementen. Word unterstützt aus Gründen der Abwärtskompatibilität immer noch ältere Formularfelder, und viele vor Jahren erstellte Vorlagen verwenden sie immer noch. Wenn Sie ein Dokument mit alten Feldern in PDF konvertieren, müssen Sie andere Konvertierungsoptionen aktivieren als für Inhaltssteuerelemente. Für ein Dokument, das beide Feldtypen kombiniert, müssen beide Optionssätze aktiviert sein.
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Aktivieren der interaktiven Felderhaltung während der Konvertierung
Einige Word-Vorlagen verwenden Inhaltssteuerelemente, die mit im Dokument gespeicherten benutzerdefinierten XML-Daten verknüpft sind. Wenn diese verknüpften Steuerelemente in PDF konvertiert werden, wird die XML-Datenverbindung getrennt, da PDF-Formulare keine externe Datenbindung unterstützen. Die Felder werden zu statischen Formularfeldern mit ihren aktuellen Werten. Wenn Ihr Workflow auf XML-verknüpften Inhaltssteuerelementen basiert, müssen Sie vor der Konvertierung entweder statische Feldwerte im PDF akzeptieren oder das Formular so umgestalten, dass standardmäßige, nicht verknüpfte Inhaltssteuerelemente verwendet werden.
Der Standardbefehl „Als PDF speichern“ in Word erstellt ein statisches PDF, in dem alle interaktiven Elemente auf ihr aktuelles Erscheinungsbild reduziert werden. Eine Dropdown-Liste zeigt den Wert an, der beim Speichern des Dokuments ausgewählt wurde. Der Leser kann ihn nicht ändern. Um eine PDF-Datei mit funktionierenden Formularfeldern zu erstellen, verwenden Sie „Datei“, „Speichern unter“ und wählen Sie „PDF“ aus der Dropdown-Liste „Format“. Klicken Sie jedoch vor dem Klicken auf „Speichern“ auf die Schaltfläche „Optionen“ im Dialogfeld „Speichern unter“. Klicken Sie im Bedienfeld „Optionen“ unter „Nicht druckbare Informationen einbeziehen“ auf „Einschließen“. Aktivieren Sie im Abschnitt „Lesezeichen mithilfe von Überschriften erstellen“. und prüfen Sie unbedingt die „Dokumentstruktur-Tags auf Barrierefreiheit“. Wählen Sie dann unter den PDF-Optionen „Am besten zum Drucken“ aus. und stellen Sie sicher, dass „Bitmap-Text bei nicht eingebetteten Schriftarten“ angezeigt wird. ist deaktiviert.
Speziell für Inhaltssteuerelemente gibt es eine zusätzliche Einstellung, die nicht im Dialogfeld „Optionen“ enthalten ist. Gehen Sie vor dem Speichern zu „Datei“, „Optionen“, „Erweitert“ und scrollen Sie zum Eintrag „Wiedergabetreue beim Teilen dieses Dokuments beibehalten“. Abschnitt. Aktivieren Sie „Formulardaten als durch Trennzeichen getrennte Textdatei speichern“. um sicherzustellen, dass die in Inhaltssteuerelemente eingegebenen Daten in der Datenstruktur der PDF-Datei erhalten bleiben. Diese Einstellung macht den Unterschied zwischen einer PDF-Datei, in der Formularfelder interaktiv aussehen, beim Speichern jedoch ihre Daten verlieren, und einer PDF-Datei, in der ausgefüllte Werte dauerhaft im Dokument gespeichert werden. Das PDF-Formulare-Konvertierungstool von WukongPDF erkennt beim Hochladen automatisch Word-Inhaltssteuerelemente und Legacy-Felder und behält sie als funktionierende PDF-Formularelemente bei, ohne dass eine manuelle Optionskonfiguration erforderlich ist.
Was mit den einzelnen Arten der Inhaltskontrolle geschieht
Rich-Text- und Nur-Text-Inhaltssteuerelemente werden zu bearbeitbaren Textfeldern im PDF. Die Feldgröße im PDF entspricht der Steuerelementgröße in Word. Platzhaltertext aus dem Word-Steuerelement wird zum Tooltip des Felds im PDF. Dropdown-Listen-Steuerelemente werden zu PDF-Dropdown-Feldern mit denselben Listenelementen. Steuerelemente zur Datumsauswahl werden zu Textfeldern im PDF. Die Datumsauswahl-Kalenderschnittstelle wird nicht auf PDF übertragen, da PDF-Formularfelder kein natives Datumsauswahl-Widget haben. Kontrollkästchen-Steuerelemente werden zu PDF-Kontrollkästchenfeldern. Bildinhaltssteuerelemente werden im PDF zu statischen Bildern und sind nicht interaktiv. Wiederholte Abschnittssteuerelemente werden in PDF-Formularen nicht unterstützt und sind entweder reduziert oder in separate Felder aufgeteilt.
Ein Sonderfall sind ActiveX-Steuerelemente. Diese Steuerelemente, zu denen Optionsschaltflächen, Drehschaltflächen und Bildlaufleisten gehören, sind keine Standardformularelemente und werden nicht in PDF-Formularfelder konvertiert. Abhängig von den Konvertierungseinstellungen werden sie entweder als statische Bilder ihres aktuellen Zustands gerendert oder vollständig aus der PDF-Datei weggelassen. Wenn Ihr Dokument für die Interaktivität auf ActiveX-Steuerelemente angewiesen ist, müssen Sie das Formular vor der Konvertierung mithilfe von Inhaltssteuerelementen neu gestalten oder akzeptieren, dass diese Elemente in der PDF-Version nicht funktionsfähig sind.
Testen der konvertierten PDF-Datei vor der Verteilung
Wenn das Formular berechnete Felder enthält, beispielsweise eine Summe, die die Werte anderer Felder summiert, testen Sie die Berechnung nach der Konvertierung im PDF. Nicht alle PDF-Formularfeldberechnungsskripte überleben die Word-zu-PDF-Konvertierung. Einfache Arithmetik überträgt normalerweise korrekt. Komplexe Formeln mit bedingter Logik müssen nach der Konvertierung möglicherweise im PDF-Editor neu erstellt werden.
Ein letzter Überprüfungsschritt, der subtile Probleme erkennt, besteht darin, das PDF-Formular vollständig mit Testdaten in jedem Feld auszufüllen, es zu speichern, zu schließen und es auf einem anderen Gerät oder in einem anderen PDF-Reader erneut zu öffnen. Formulardaten, die in einem Reader korrekt gespeichert und angezeigt werden, in einem anderen jedoch nicht, weisen auf ein Kompatibilitätsproblem mit dem PDF-Formularfeldformat hin. Die Behebung dieses Problems vor der Verteilung des Formulars an Hunderte von Empfängern ist weitaus kostengünstiger als die nachträgliche Bearbeitung verlorener Formulardaten.
Wenn das PDF-Formular von Empfängern auf Mobilgeräten ausgefüllt wird, testen Sie das Formular sowohl auf einem iPhone als auch auf einem Android-Gerät, bevor Sie es verteilen. Mobile PDF-Reader unterscheiden sich in der Unterstützung interaktiver Formularfelder. Eine Dropdown-Liste, die in Adobe Acrobat Reader auf dem Desktop einwandfrei funktioniert, reagiert möglicherweise nicht auf Berührungen auf einem mobilen Gerät. Wenn die Kompatibilität mit Mobilgeräten unerlässlich ist, vereinfachen Sie das Formular, indem Sie Dropdown-Listen nach Möglichkeit durch Textfelder ersetzen, da Textfelder plattformübergreifend am besten kompatibel sind.
Öffnen Sie das PDF nach der Konvertierung in mindestens zwei verschiedenen Readern und testen Sie jedes interaktive Feld. Klicken Sie in jedes Textfeld und geben Sie einen Wert ein. Wählen Sie jede Dropdown-Option aus. Aktivieren und deaktivieren Sie jedes Kontrollkästchen. Speichern Sie das ausgefüllte Formular, schließen Sie es und öffnen Sie es erneut, um zu bestätigen, dass die Daten bestehen bleiben. Achten Sie besonders auf Felder in der Nähe von Seitenumbrüchen. Ein Inhaltssteuerelement, das sich über einen Seitenumbruch in Word erstreckt, kann in der PDF-Datei in zwei nicht funktionsfähige Fragmente aufgeteilt werden. Wenn Sie geteilte Felder finden, passen Sie die Seitenumbruchposition im Word-Dokument an und konvertieren Sie erneut.
Wenn ein Feld im PDF nicht funktioniert, besteht die schnellste Lösung normalerweise darin, das Inhaltssteuerelement in Word zu löschen, es neu zu erstellen und dann erneut zu konvertieren. Inhaltssteuerelemente können zu Formatierungsartefakten führen, insbesondere in Dokumenten, die über einen längeren Zeitraum von mehreren Personen bearbeitet wurden. Ein frisch erstelltes Inhaltssteuerelement wird sauber konvertiert. Eine alte Datei, die viele Male kopiert, eingefügt und neu formatiert wurde, enthält möglicherweise versteckte Formatierungen, die die PDF-Konvertierung beeinträchtigen.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich nach der Konvertierung aus Word neue Formularfelder zum PDF hinzufügen? Ja, mit den meisten PDF-Bearbeitungstools können Sie Textfelder, Kontrollkästchen, Dropdown-Listen und Signaturfelder zu einer vorhandenen PDF-Datei hinzufügen. Dies ist nützlich, wenn das Word-Dokument Textbeschriftungen enthält, die Formularfelder sein sollten, aber vor der Konvertierung nicht als Inhaltssteuerelemente eingerichtet wurden. Das direkte Hinzufügen von Feldern im PDF-Editor geht oft schneller als die Rückkehr zu Word, das Konvertieren der Beschriftungen in Inhaltssteuerelemente und den erneuten Export.
Warum sehen meine Word-Formularfelder im PDF anders aus?
PDF-Formularfelder verwenden die integrierte Feldwiedergabe des PDF-Viewers, die die Formatierung von Word nicht perfekt reproduziert. Schriftgröße, Feldrandstil und Hintergrundfarbe können sich geringfügig ändern. Dies ist normal und kann nicht vollständig beseitigt werden. Die Felddaten, Dropdown-Werte und Kontrollkästchenzustände bleiben auch dann korrekt erhalten, wenn sich der visuelle Stil ändert.
Kann ich ein passwortgeschütztes Word-Dokument in ein interaktives PDF konvertieren?
Ja, aber Sie müssen das Passwort eingeben, um das Dokument vor der Konvertierung in Word zu öffnen. Das resultierende PDF übernimmt nicht den Passwortschutz des Word-Dokuments. Wenn die PDF-Datei ebenfalls geschützt werden soll, wenden Sie die PDF-Sicherheitseinstellungen nach der Konvertierung mit einem separaten Schutztool an.
Was ist das beste Format für ein Word-Dokument, das in ein interaktives PDF konvertiert wird?
Verwenden Sie das DOCX-Format, nicht das ältere DOC-Format. DOCX speichert Inhaltssteuerelemente und ihre Eigenschaften in einem strukturierten XML-Format, das zuverlässiger in PDF-Formularfelder konvertiert werden kann. Wenn Sie über eine ältere DOC-Datei mit Formularfeldern verfügen, speichern Sie diese zunächst als DOCX, überprüfen Sie, ob alle Felder noch funktionieren, und konvertieren Sie sie dann in PDF.
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