Eine Senden-Schaltfläche ist der letzte Teil eines funktionalen PDF Forms-Workflows. Nachdem ein Benutzer Textfelder ausgefüllt, Dropdown-Optionen ausgewählt und die entsprechenden Kontrollkästchen aktiviert hat, bündelt die Schaltfläche „Senden“ alle Formulardaten und sendet sie an ein Ziel, wo jemand darauf reagieren kann. Ohne eine Schaltfläche zum Senden muss der Benutzer das ausgefüllte PDF speichern und es manuell als Anhang per E-Mail versenden. Mit einer ordnungsgemäß konfigurierten Absenden-Schaltfläche gelangen die Formulardaten als strukturierter Text in einen Posteingang oder eine Datenbank und können ohne manuelle Schritte des Benutzers verarbeitet werden.
Das Hinzufügen einer Senden-Schaltfläche umfasst zwei separate Aufgaben: Platzieren des Schaltflächensteuerelements auf der PDF-Seite und Konfigurieren seiner Aktion zum Senden von Daten an das richtige Ziel. Die Aktionskonfiguration bestimmt, wohin die Daten gehen, welches Format sie verwenden und ob der Benutzer nach dem Absenden eine Bestätigungsnachricht sieht. Die richtige Aktion unterscheidet eine Schaltfläche, die einfach dasteht und anklickbar aussieht, von einer Schaltfläche, die zuverlässig Formularantworten liefert.
Der Fillable PDF-Editor von WukongPDF enthält Steuerelemente für die Schaltfläche „Senden“, die Sie mit einer Mailto-Adresse oder einem Serverendpunkt konfigurieren können. Testen Sie nach dem Konfigurieren der Schaltfläche den vollständigen Übermittlungsworkflow, bevor Sie das Formular an die Empfänger senden, um zu bestätigen, dass die Daten unversehrt ankommen.
Wie PDF-Sendeschaltflächen funktionieren
In den meisten Fällen handelt es sich bei einer PDF-Senden-Schaltfläche um ein Formularfeld vom Typ „Schaltfläche“ mit einer zugehörigen Aktion „Formular senden“. Wenn der Benutzer auf die Schaltfläche klickt, sammelt der PDF-Reader die aktuellen Werte aller Formularfelder, serialisiert sie in das gewählte Datenformat und sendet sie an das angegebene Ziel. Das Ziel kann eine E-Mail-Adresse sein, die das mailto:-Protokoll verwendet, das den E-Mail-Client des Benutzers mit den Formulardaten im Nachrichtentext oder als Anhang öffnet. Oder es kann sich um eine Webserver-URL mit HTTP oder HTTPS handeln, die die Daten als POST-Anfrage sendet, die ein serverseitiges Skript empfängt und verarbeitet.
Zu den Datenformatoptionen gehört FDF, das Forms Data Format, das seit den 1990er Jahren von Adobe-Produkten verwendet wird. XFDF, die XML-basierte Version von FDF, die für Nicht-Adobe-Systeme einfacher zu analysieren ist. HTML, das die Felddaten als Schlüssel-Wert-Paare in einem HTML-Dokumenttext formatiert. Und PDF, das die gesamte ausgefüllte PDF-Datei als Anhang versendet. Die Wahl des Formats hängt davon ab, welches System die Daten empfängt. E-Mail-Empfänger bevorzugen im Allgemeinen PDF oder HTML. Serverskripte, die Formularübermittlungen in Datenbanken verarbeiten, bevorzugen XFDF oder FDF für die strukturierte Analyse.
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Methode 1: Mailto konfigurieren: Submit-Button
In der Praxis ist der Mailto-Ansatz am einfachsten einzurichten, da er keine Serverinfrastruktur erfordert. Die Schaltfläche „Senden“ öffnet die Standard-E-Mail-Anwendung des Benutzers, erstellt eine neue Nachricht an den angegebenen Empfänger und füllt den Nachrichtentext aus oder hängt die ausgefüllte PDF-Datei an. Öffnen Sie in Adobe Acrobat Pro die PDF-Datei, gehen Sie zu „Extras“ und dann zu „Formular vorbereiten“. Klicken Sie in der Symbolleiste auf das Schaltflächensymbol und zeichnen Sie eine Schaltfläche auf die Seite. Geben Sie eine Bezeichnung ein, z. B. „Senden“ oder „Formular senden“.
Öffnen Sie bei ausgewählter Schaltfläche das Dialogfeld „Eigenschaften“. Geben Sie der Schaltfläche auf der Registerkarte „Allgemein“ einen Namen wie „SubmitButton“. Stellen Sie auf der Registerkarte „Optionen“ das Layout auf „Nur Beschriftung“ ein und geben Sie den Schaltflächentext ein. Wählen Sie auf der Registerkarte „Aktionen“ im Dropdown-Menü „Auslöser“ die Option „Maus hoch“ aus und klicken Sie dann auf „Hinzufügen“. Wählen Sie in der Liste der Aktionstypen die Option „Formular senden“ aus. Geben Sie im Dialogfeld „Formularauswahl senden“ mailto:you@example.com als URL ein. Wählen Sie PDF als Exportformat, damit der Empfänger das vollständig ausgefüllte PDF erhält. Klicken Sie auf OK, schließen Sie die Eigenschaften und speichern Sie die PDF-Datei.
Testen Sie die Schaltfläche „Senden“, indem Sie die PDF-Datei im Adobe Acrobat Reader öffnen, einige Felder ausfüllen und auf „Senden“ klicken. Der Reader sollte Ihre Standard-E-Mail-Anwendung mit einer neuen an Sie adressierten Nachricht und dem ausgefüllten PDF im Anhang öffnen. Wenn der E-Mail-Client nicht geöffnet wird, überprüfen Sie, ob in Ihrem Betriebssystem eine Standard-E-Mail-Anwendung konfiguriert ist. Mailto-Links basieren auf dem Mail-Handler des Systems, und auf einigen Computern, insbesondere in Unternehmensumgebungen mit webbasierter E-Mail, ist der Mailto-Handler möglicherweise nicht konfiguriert.
Methode 2: Formulardaten an einen Webserver senden
Für Formulare, die an die Öffentlichkeit oder an große Teams verteilt werden und bei denen die E-Mail-basierte Übermittlung umständlich wird, bietet die HTTP-POST-Übermittlung an ein Serverskript eine skalierbarere Datenerfassungspipeline. Für die Einrichtung ist ein Server-Endpunkt erforderlich, der eingehende PDF-Formulardaten annehmen und verarbeiten kann. Die Endpunkt-URL wird anstelle einer Mailto-Adresse in das URL-Feld der Aktion „Formular senden“ eingefügt. Wenn der Benutzer auf „Senden“ klickt, sendet der PDF-Reader eine HTTP-POST-Anfrage mit den Formulardaten im Textkörper. Das Serverskript analysiert die Daten, speichert sie und gibt eine Antwort zurück, die der PDF-Reader als Bestätigungsseite anzeigen kann.
Das Einrichten des Serverendpunkts ist der komplexere Teil dieses Workflows, da es sich um eine Webentwicklung außerhalb des PDFs handelt. Ein einfaches PHP-, Python- oder Node.js-Skript, das POST-Anfragen akzeptiert, FDF- oder XFDF-Daten analysiert und die Feldwerte in eine CSV-Datei oder Datenbank schreibt, umfasst normalerweise 30 bis 50 Codezeilen. Die PDF-Seite der Konfiguration ist identisch mit der Mailto-Einrichtung, außer dass die URL auf den Serverendpunkt und nicht auf eine Mailto-Adresse verweist. Viele Formularverwaltungsdienste bieten vorgefertigte Endpunkte, die PDF-Formularübermittlungen akzeptieren, sodass kein benutzerdefinierter Servercode geschrieben und gehostet werden muss.
Anpassen des Aussehens und Verhaltens der Schaltfläche „Senden“
Das standardmäßige Erscheinungsbild der Schaltfläche, ein graues Rechteck mit zentriertem Text, funktioniert, passt aber nicht zu den meisten Formulardesigns. Legen Sie im Dialogfeld „Eigenschaften“ der Schaltfläche auf der Registerkarte „Darstellung“ die Rahmenfarbe, die Füllfarbe, die Schriftart und die Schriftgröße so fest, dass sie dem visuellen Stil des Formulars entsprechen. Eine Schaltfläche zum Senden mit blauer Füllung, weißem Text und abgerundeten Ecken zieht mehr Aufmerksamkeit auf sich und erhält mehr Klicks als ein standardmäßiges graues Rechteck. Auf der Registerkarte „Optionen“ können Sie der Schaltfläche, die neben oder anstelle des Beschriftungstexts angezeigt wird, ein Symbol zuweisen.
Bei den meisten Tools unterstützt die Registerkarte „Aktionen“ der Schaltfläche mehrere Aktionen für verschiedene Auslöser. Über die Senden-Aktion „Maus nach oben“ hinaus können Sie eine Aktion „Maus-Eingabe“ hinzufügen, die die Farbe der Schaltfläche ändert, um anzuzeigen, dass sich der Mauszeiger bewegt, und eine Aktion „Maus-Beenden“, die die ursprüngliche Farbe wiederherstellt. Durch diese visuellen Feedback-Hinweise fühlt sich das Formular reaktionsschneller und professioneller an. Halten Sie die interaktiven Effekte dezent. Hilfreich ist eine Schaltfläche, die beim Schweben einen etwas dunkleren Farbton annimmt. Eine Schaltfläche, die animiert oder sich dramatisch verändert, lenkt ab.
Sicherheits- und Datenschutzaspekte
Über einen Mailto-Link übermittelte Formulardaten durchlaufen den E-Mail-Client des Benutzers und die E-Mail-Infrastruktur sowohl des Absenders als auch des Empfängers. Die Daten werden während der Übertragung nicht verschlüsselt, es sei denn, beide E-Mail-Server erzwingen TLS. Für Formulare, in denen vertrauliche Informationen wie persönliche Identifikationsnummern, Gesundheitsdaten oder Finanzdaten erfasst werden, bietet die Übermittlung per Mailto keine ausreichende Sicherheit. HTTP POST an einen Serverendpunkt über HTTPS verschlüsselt die Daten bei der Übertragung zwischen dem PDF-Reader und dem Server. Dies ist die akzeptable Mindestsicherheitsstufe für jedes Formular, das personenbezogene Daten erfasst.
Bei der Gestaltung von Dokumenten wirkt sich auch der vom Empfänger verwendete PDF-Reader auf das Übermittlungsverhalten aus. Adobe Acrobat Reader unterstützt das gesamte Spektrum an Übermittlungsaktionen, einschließlich Mailto und HTTP POST. Browserbasierte PDF-Viewer, die in Chrome, Edge und Firefox eingebettet sind, unterstützen Aktionen zum Senden von PDF-Formularen nur eingeschränkt oder gar nicht. Eine „Senden“-Schaltfläche, die im Acrobat Reader einwandfrei funktioniert, bewirkt möglicherweise nichts, wenn dieselbe PDF-Datei in einem Browser-Tab geöffnet wird. Fügen Sie bei Formularen, die an externe Empfänger verteilt werden, deren PDF-Reader Sie nicht steuern können, einen Hinweis neben der Senden-Schaltfläche ein, der Benutzer anweist, die Datei in Adobe Acrobat Reader zu öffnen, wenn die Schaltfläche in ihrem Browser nicht funktioniert.
| Submit-Methode | Wie es funktioniert | Am besten für |
|---|---|---|
| mailto: URL-Aktion | Öffnet den Standard-E-Mail-Client des Benutzers mit vorab ausgefülltem Betreff und Textkörper, der Formulardaten enthält | Interne Formulare, kleine Teams, einfache Daten |
| HTTP-POST-zu-Server-Skript | Sendet Formulardaten als FDF oder XFDF zur Verarbeitung an einen Webserver-Endpunkt | Öffentliche Formulare, CRM-Integration, Automatisierung |
| JavaScript + E-Mail-API-Dienst | Die benutzerdefinierte JS-Schaltfläche ruft eine E-Mail-API eines Drittanbieters direkt aus dem PDF-Reader auf | Formulare, bei denen die Mailto-Zuverlässigkeit unzureichend ist |
Eine ordnungsgemäß konfigurierte Schaltfläche „Senden“ verwandelt ein ausfüllbares PDF von einem eigenständigen Formular in einen Endpunkt für die Datenerfassung. Die Mailto-Methode verarbeitet interne Teamformulare ohne Server-Setup. Die HTTP-POST-Methode lässt sich auf die öffentliche Verteilung und automatisierte Datenverarbeitung skalieren. Testen Sie den Übermittlungsworkflow von Anfang bis Ende, bevor bei der Verteilung Konfigurationsfehler festgestellt werden, die andernfalls stillschweigend jede von Ihren Benutzern übermittelte Formularantwort verlieren würden. Eine zuverlässig funktionierende Absenden-Schaltfläche beseitigt den letzten Reibungspunkt zwischen dem Formularausfüller und dem Formulareigentümer und schließt den Kreis für den gesamten ausfüllbaren PDF-Workflow.
Fehlerbehebung bei Fehlern der Absenden-Schaltfläche
Wenn eine Schaltfläche „Senden“ beim Klicken nichts bewirkt, liegt die häufigste Ursache darin, dass der PDF-Reader den Aktionstyp nicht unterstützt. Browserbasierte PDF-Viewer unterstützen im Allgemeinen keine Mailto- oder HTTP-POST-Übermittlungsaktionen. Die Lösung besteht darin, Benutzer anzuweisen, die Datei speziell im Adobe Acrobat Reader zu öffnen. Eine weitere häufige Ursache ist eine fehlerhafte Mailto-URL. Das korrekte Format ist mailto:address@example.com ohne Leerzeichen oder zusätzliche Parameter, es sei denn, sie sind ordnungsgemäß URL-codiert.
Wenn die Schaltfläche funktioniert, die E-Mail jedoch ohne Daten eintrifft, liegt die wahrscheinliche Ursache darin, dass das Exportformat auf FDF oder XFDF eingestellt wurde und der E-Mail-Client des Empfängers nicht weiß, wie diese Formate angezeigt werden sollen. Ändern Sie das Exportformat in den Aktionseinstellungen „Formular senden“ in „PDF“. Das ausgefüllte PDF kommt als E-Mail-Anhang an und der Empfänger kann es direkt öffnen, um alle eingegebenen Daten einzusehen. Für Formulare, bei denen der Empfänger Daten auf einen Blick im E-Mail-Text sehen muss, wählen Sie HTML als Exportformat. Die Feldwerte werden als beschrifteter Text im E-Mail-Nachrichtentext angezeigt, die Formatierung ist jedoch schlicht und behält nicht das visuelle Layout des Originalformulars bei.
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