Jede Woche verarbeiten Sie dieselben PDFs auf die gleiche Weise. Die monatliche Rechnung wird komprimiert und per E-Mail verschickt. Der Quartalsbericht wird in Word konvertiert und bearbeitet. Der neue Mietvertrag wird mit dem Leistungspaket zusammengeführt und zur Unterzeichnung verschickt. Jede Aufgabe wiederholt sich mit unterschiedlichen Daten, aber identischen Schritten. Jedes einzelne Element von Grund auf zu bearbeiten bedeutet, die gleiche Arbeit zweimal zu erledigen: einmal, um herauszufinden, was zu tun ist, und einmal, um es tatsächlich zu tun.
Vorlagen eliminieren die erste Wiederholung. Eine PDF-Vorlage ist kein leeres Formular. Es handelt sich um einen dokumentierten Workflow, der die genauen Vorgänge, Einstellungen und Reihenfolge für einen wiederkehrenden Dokumenttyp festlegt. Wenn die nächste Rechnung eintrifft, denken Sie nicht darüber nach, was Sie tun sollen. Sie folgen der Vorlage. Die kognitive Belastung sinkt. Die Bearbeitungszeit sinkt. Die Fehlerquote sinkt.
Die folgende Tabelle ordnet gängige wiederkehrende Dokumenttypen ihren Vorlagenworkflows zu und zeigt die jeweiligen Vorgänge und Einstellungen.
| Dokumenttyp | Vorgänge in Folge | Zu standardisierende Einstellungen |
|---|---|---|
| Rechnungen | 1. Auf unter 5 MB komprimieren; 2. Umbenennen mit Datum und Anbieter; 3. Im Buchhaltungsordner speichern | Komprimierungsqualität: mittel; Benennungsformat: JJJJ-MM-TT-Kreditorenrechnung.pdf |
| Verträge | 1. Textänderungen bearbeiten; 2. Mit Exponaten verschmelzen; 3. Signaturfeld hinzufügen; 4. Für E-Mail komprimieren | Bearbeitungsmodus: nur Text; Zusammenführungsreihenfolge: Vertrag zuerst, Exponate in Anhangreihenfolge |
| Berichte | 1. PDF in Word konvertieren; 2. In Word bearbeiten; 3. Zurück in PDF konvertieren; 4. Fügen Sie Seitenzahlen hinzu | Konvertierung: Tabellen beibehalten; Seitenzahlen: unten in der Mitte, beginnend mit Seite 1 |
| Gescannte Dokumente | 1. OCR für Durchsuchbarkeit; 2. Komprimieren; 3. Mit Datum und Beschreibung umbenennen | OCR-Sprache: automatische Erkennung; Komprimierung: hohe Qualität, um die Textschärfe zu bewahren |
| Präsentationen | 1. Zur Bildschirmanzeige komprimieren; 2. Mit Handzetteln zusammenführen; 3. Fügen Sie ein Wasserzeichen hinzu, falls vertraulich | Komprimierung: Bildschirmauflösung; Wasserzeichen: diagonal, hellgrau, „Vertraulich“ |
Erstellen Sie eine Vorlage, der andere folgen können
Eine Vorlage spart nur dann Zeit, wenn die Personen, die Dokumente bearbeiten, sie auch tatsächlich nutzen. Das größte Hindernis für die Einführung ist die Komplexität. Eine Vorlage mit fünfzehn Schritten, bedingten Verzweigungen und detaillierten Einstellungen wird nach der ersten Woche ignoriert. Es wird eine Vorlage mit drei bis fünf Schritten, klaren Operationsnamen und in einfacher Sprache beschriebenen Einstellungen befolgt.
Schreiben Sie die Vorlage als Checkliste, nicht als Absatz. Jeder Schritt ist eine Zeile. Jede Zeile ist eine Aktion. Das PDF-Workflow-Prinzip besteht darin, dass eine Vorlage für jemanden nutzbar sein sollte, der den Dokumenttyp noch nie zuvor gesehen hat. Wenn sie dem folgen und die korrekte Ausgabe erzeugen können, ist die Vorlage gut gestaltet.
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Speichern und Freigeben von Vorlagen
Bewahren Sie Vorlagen in einem gemeinsamen Dokument auf, auf das jeder im Team zugreifen und ihn aktualisieren kann. Wenn jemand eine bessere Einstellung oder eine schnellere Sequenz entdeckt, aktualisiert er die Vorlage und alle profitieren davon. Dies ist der Unterschied zwischen individueller Produktivität und Teamproduktivität. Ihre persönlichen Verknüpfungen helfen Ihnen dabei. Dokumentierte Vorlagen helfen allen.
Die PDF-Editor-Plattform von WukongPDF unterstützt die Vorgänge, die in den meisten wiederkehrenden PDF-Workflows vorkommen. Durch die Standardisierung Ihrer Vorlagen auf einer Plattform stellen Sie sicher, dass jedes Teammitglied, das der Vorlage folgt, unabhängig von seinem Gerät, Browser oder Betriebssystem die gleichen Ergebnisse erhält.
Wann Sie eine Vorlage überarbeiten sollten
Eine Vorlage, die letztes Jahr funktioniert hat, funktioniert dieses Jahr möglicherweise nicht. Die Einreichungsanforderungen ändern sich. Die Dateigrößenbeschränkungen werden aktualisiert. Neue Toolfunktionen machen alte Workarounds überflüssig. Überprüfen Sie die Vorlagen vierteljährlich. Fragen Sie die Menschen, die sie täglich verwenden, ob ein Schritt ständig Reibung verursacht oder zu unerwarteten Ergebnissen führt. Die beste Vorlage ist die, die immer besser wird.
Wenn eine Vorlage fehlschlägt, diagnostizieren Sie den Fehler, bevor Sie sie überarbeiten. Hatte die Vorlage die falschen Einstellungen? Hat der Benutzer einen Schritt falsch interpretiert? Wies das Eingabedokument Merkmale auf, für die die Vorlage nicht konzipiert war? Die Antwort sagt Ihnen, ob Sie die Vorlage überarbeiten, die Dokumentation verbessern oder eine neue Vorlage für eine Dokumentvariante erstellen müssen.
Skalieren von Vorlagen in einem wachsenden Team
Ein Vorlagensystem, das für zwei Personen funktioniert, muss für zehn Personen aktualisiert werden. Dokumentieren Sie, wem jede Vorlage gehört. Wenn eine Vorlage eine unerwartete Ausgabe erzeugt, untersucht der Eigentümer sie und aktualisiert sie. Ohne klare Eigentümerschaft verschlechtern sich Vorlagen, wenn undokumentierte Änderungen vorgenommen oder Schritte umgangen werden, die nicht mehr gelten.
Die PDF-Workflow-Plattform von WukongPDF unterstützt die wiederkehrenden Vorgänge, aus denen die meisten Teamvorlagen bestehen. Wenn jedes Teammitglied dieselbe Plattform mit denselben Vorlagen verwendet, ist die Ausgabe vorhersehbar, unabhängig davon, wer das Dokument verarbeitet hat. Diese Vorhersehbarkeit ist in erster Linie der Sinn von Vorlagen.
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