Was passiert, wenn mehrere Personen dasselbe PDF unterschreiben müssen?
Ein PDF signieren Workflow wird komplexer, wenn mehr als eine Signatur erforderlich ist. Ein Vertrag, der die Unterschriften beider Parteien erfordert, ein Genehmigungsformular, das von einem Manager und einem Direktor unterzeichnet werden muss, ein Rechtsdokument, das neben der Hauptunterschrift auch Zeugenunterschriften erfordert – jedes dieser Szenarien mit mehreren Unterschriften wirft die Frage auf, ob und wie nach der Unterschrift der ersten Person weitere Unterschriften hinzugefügt werden können.
Mehrere Signaturfelder ermöglichen es jedem Unterzeichner, seine Signatur unabhängig hinzuzufügen, ohne dass sich dies auf frühere Signaturen auswirkt.
Das Verständnis des Unterschieds zwischen zertifizierten und nicht zertifizierten Signaturen verhindert Workflow-Probleme beim Signieren durch mehrere Parteien.
Die technische Antwort hängt davon ab, wie die erste Signatur angebracht wurde. Wenn der erste Unterzeichner eine standardmäßige digitale Signatur verwendet hat, die das Dokument zertifiziert und gegen weitere Änderungen sperrt, ist das Hinzufügen einer zweiten Signatur möglicherweise nicht möglich, ohne die erste Signatur ungültig zu machen. Zertifizierte digitale Signaturen dienen dazu, jede spätere Änderung des Dokuments zu erkennen, und das Hinzufügen einer zweiten Signatur gilt als Änderung. Wenn der erste Unterzeichner ein visuelles Signaturbild ohne Zertifizierung angebracht hat, bleibt das Dokument für weitere Signaturen offen.
Der Digitale Signature-Standard unterstützt Mehrfachsignaturen über Signaturfelder. Eine ordnungsgemäß vorbereitete PDF-Datei kann mehrere Signaturfelder enthalten, die jeweils für einen bestimmten Unterzeichner bestimmt sind. Der erste Unterzeichner füllt sein Signaturfeld aus. Der zweite Unterzeichner füllt ihre aus. Der dritte Unterzeichner füllt ihre aus. Jede Signatur ist unabhängig und das Hinzufügen einer späteren Signatur macht die früheren nicht ungültig. Dieser Mehrfeld-Ansatz erfordert, dass das PDF mit mehreren Signaturfeldern eingerichtet wird, bevor die erste Signatur angewendet wird.
Für jeden, der an der Unterzeichnung von Dokumenten durch mehrere Parteien beteiligt ist, ist es wichtig, den Unterschied zwischen einer zertifizierten Signatur, die das Dokument sperrt, und einer nicht zertifizierten Signatur, die das Dokument für weitere Signaturen offen lässt, zu verstehen.
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So signieren Sie ein PDF, das bereits die Signatur einer anderen Person trägt
Wenn die erste Signatur ein visuelles Signaturbild war, das über ein Standard-PDF-Anmerkungstool hinzugefügt wurde, ist die PDF-Datei nicht gesperrt. Öffnen Sie die PDF-Datei in einem beliebigen PDF-Editor, der Signaturen unterstützt, erstellen oder importieren Sie Ihre Signatur und platzieren Sie sie an der entsprechenden Stelle im Dokument.
Das Dokument akzeptiert Ihre Unterschrift genauso, wie es die erste Unterschrift akzeptiert hat. Speichern Sie das PDF mit Ihrer Signatur. Die Datei enthält nun beide Signaturen.
Wenn die erste Signatur eine zertifizierte digitale Signatur war, die das Dokument sperrte, haben Sie zwei Möglichkeiten. Kontaktieren Sie den ersten Unterzeichner und bitten Sie ihn, das Dokument ohne Zertifizierung oder mit Zertifizierungseinstellungen, die zusätzliche Signaturen zulassen, erneut zu signieren. Der erste Unterzeichner kann das Originaldokument mit den entsprechenden Signatureinstellungen erneut exportieren und an Sie erneut senden. Alternativ kann der Ersteller des Dokuments mehrere Signaturfelder hinzufügen, bevor Signaturen angewendet werden, sodass jeder Unterzeichner unabhängig unterschreiben kann.
Wenn das Dokument mit mehreren Signaturfeldern eingerichtet wurde, sieht jeder Unterzeichner beim Öffnen der PDF-Datei in einem signaturfähigen Viewer nur die ihm zugewiesenen Felder. Klicken Sie auf Ihr Signaturfeld. Der Viewer fordert Sie auf, Ihre Unterschrift anzubringen. Vervollständigen Sie Ihre Unterschrift und das Dokument wird aktualisiert, indem Ihre Unterschrift in das dafür vorgesehene Feld eingefügt wird. Die bisherigen Signaturen bleiben erhalten und gültig. Dies ist der reibungsloseste Multi-Signatur-Workflow und derjenige, den Dokumentersteller verwenden sollten, wenn sie im Voraus wissen, dass mehrere Signaturen erforderlich sind.
Das Sign PDF-Tool von WukongPDF unterstützt das Hinzufügen von Signaturen zu PDFs, die bereits andere Signaturen enthalten, sofern es sich bei den vorhandenen Signaturen um visuelle Anmerkungen und nicht um zertifizierte digitale Signaturen handelt. Laden Sie das PDF hoch, fügen Sie Ihre Unterschrift an der entsprechenden Stelle ein und laden Sie das Dokument mit mehreren Signaturen herunter. Das Tool behält alle vorhandenen Inhalte beim Hinzufügen Ihrer Signatur bei.
Einrichten einer PDF-Datei für mehrere Signaturen, bevor jemand unterschreibt
Erstellen Sie die PDF-Datei mit bestimmten Signaturfeldern mit einem PDF-Editor, der die Erstellung von Formularfeldern unterstützt. Fügen Sie für jede Person, die unterschreiben muss, ein digitales Signaturfeld hinzu. Benennen Sie jedes Feld aussagekräftig, beispielsweise „Käufer-Signatur“ und „Verkäufer-Signatur“, damit jeder Unterzeichner sein bestimmtes Feld identifizieren kann. Positionieren Sie die Felder dort, wo die Signaturen im Dokument erscheinen sollen. Speichern Sie das vorbereitete PDF und verteilen Sie es an den ersten Unterzeichner.
Die Unterzeichner sollten in beliebiger Reihenfolge unterschreiben. Da jedes Signaturfeld unabhängig ist, hat die Reihenfolge der Signatur keinen Einfluss auf die Gültigkeit einer Signatur. Der erste Unterzeichner öffnet die PDF-Datei, klickt auf das dafür vorgesehene Feld, unterschreibt und speichert. Der zweite Unterzeichner öffnet dasselbe PDF, klickt auf sein Feld, wendet seine Signatur an und speichert. Jeder Unterzeichner fügt nur seine eigene Signatur hinzu, ohne die anderen zu beeinflussen.
Nachdem alle Signaturen angewendet wurden, enthält das PDF alle Signaturen in den dafür vorgesehenen Feldern. Jeder, der das endgültige Dokument öffnet, kann jede Unterschrift sehen und bei digital beglaubigten Unterschriften überprüfen, ob jede Unterschrift gültig ist und das Dokument seit der Anwendung der jeweiligen Unterschrift nicht geändert wurde. Der Mehrfeld-Ansatz erzeugt ein sauberes, organisiertes Dokument mit allen Unterschriften an der richtigen Position.
Die PDF-Sicherheit von Dokumenten mit mehreren Signaturen hängt davon ab, ob die Signaturen zertifiziert sind. Nicht zertifizierte visuelle Signaturen zeigen an, wer unterschrieben hat, bieten jedoch keine kryptografische Überprüfung der Identität oder der Dokumentenintegrität. Zertifizierte digitale Signaturen ermöglichen sowohl die Identitätsprüfung als auch die Erkennung von Manipulationen. Wählen Sie den Signaturtyp, der den rechtlichen und Sicherheitsanforderungen des Dokuments entspricht.
Was zu tun ist, wenn Multi-Signatur-Workflows schiefgehen
Wenn Sie eine PDF-Datei erhalten, die eigentlich über ein Signaturfeld für Sie verfügen sollte, dies aber nicht der Fall ist, bitten Sie den Ersteller des Dokuments, eine neue Version mit den richtigen Feldern zu senden.
Das Anbringen Ihrer Unterschrift außerhalb eines bestimmten Felds als Freiformanmerkung erfüllt möglicherweise nicht die Signaturanforderungen des Dokuments, insbesondere bei rechtlichen oder behördlichen Dokumenten, die die Platzierung des Signaturfelds festlegen.
Wenn eine frühere Unterschrift ungültig wird, nachdem Sie Ihre Unterschrift hinzugefügt haben, wurde das Dokument wahrscheinlich vom ersten Unterzeichner so beglaubigt, dass Änderungen verhindert werden. Fordern Sie beim ersten Unterzeichner eine nicht zertifizierte Version an. Erklären Sie, dass für das Dokument mehrere Unterschriften erforderlich sind und die Zertifizierung das Hinzufügen Ihrer Unterschrift verhindert hat. Der erste Unterzeichner kann ohne Zertifizierung erneut signieren, oder der Ersteller des Dokuments kann mehrere Felder einrichten und den Signiervorgang neu starten.
Wenn für das Dokument Unterschriften in einer bestimmten rechtlichen Reihenfolge erforderlich sind, befolgen Sie diese Reihenfolge, auch wenn die technischen Möglichkeiten das Unterzeichnen in beliebiger Reihenfolge zulassen. Die Rechtsgültigkeit von Unterschriften kann von der in den Bedingungen des Dokuments festgelegten Reihenfolge der Unterzeichnung abhängen. Technischer Komfort sollte nicht Vorrang vor rechtlichen Anforderungen haben. Wenn Sie Zweifel an der erforderlichen Unterzeichnungsreihenfolge haben, konsultieren Sie die Anweisungen des Dokuments oder wenden Sie sich an den Anwalt, der es verfasst hat.
In vielen geschäftlichen und rechtlichen Zusammenhängen ist die Reihenfolge, in der Unterschriften angebracht werden, unabhängig von der technischen Leistungsfähigkeit von Bedeutung. In einem Vertrag kann festgelegt werden, dass zuerst der Käufer und dann der Verkäufer unterzeichnet. Eine interne Genehmigung erfordert möglicherweise die Unterschrift des Managers vor der des Direktors. Die PDF-Technologie erlaubt möglicherweise Unterschriften in beliebiger Reihenfolge, gesetzliche oder verfahrenstechnische Anforderungen können jedoch eine bestimmte Reihenfolge vorschreiben. Überprüfen Sie immer die Signaturanweisungen des Dokuments, bevor Sie Ihre Signatur zu einem teilweise signierten Dokument hinzufügen.
Bei Dokumenten, die neben den Unterzeichnern auch mehrere Zeugen erfordern, sollte das PDF für jede Rolle separate Unterschriftenfelder enthalten. Der primäre Unterzeichner verfügt über ein bestimmtes Feld. Jeder Zeuge hat sein eigenes ausgewiesenes Feld. Diese Klarheit verhindert die Verwirrung, die durch mehrere Signaturen im selben Bereich des Dokuments entsteht, und stellt sicher, dass jede Signatur an der richtigen Position relativ zum Dokumenttext erscheint, den sie authentifiziert.
Bevor Sie eine PDF-Datei für mehrere Signaturen verteilen, teilen Sie allen Unterzeichnern den Signaturvorgang mit. Teilen Sie jedem Unterzeichner mit, wo sich sein Signaturfeld befindet, welche Art von Signatur er verwenden soll und was nach dem Unterschreiben zu tun ist. Klare Anweisungen verhindern die Verwirrung, die entsteht, wenn Unterzeichner unsicher sind, ob sie in einem bestimmten Feld unterschreiben, eine Freiformsignatur hinzufügen oder darauf warten sollen, dass andere zuerst unterschreiben.
Bei Dokumenten, die Unterschriften von Personen an verschiedenen Standorten erfordern, eliminiert der PDF-basierte Multisignatur-Workflow die Verzögerungen und Kosten des physischen Dokumentenversands. Jeder Unterzeichner erhält das PDF per E-Mail, unterschreibt und leitet es an den nächsten Unterzeichner weiter. Ein Dokument, dessen physische Verbreitung eine Woche dauern würde, kann durch den digitalen Workflow in wenigen Stunden vollständig unterzeichnet werden.
Einige Plattformen für elektronische Signaturen verwalten den Multisignatur-Workflow automatisch. Sie laden das Dokument hoch, geben die Unterzeichner und ihre Reihenfolge an, und die Plattform sendet das Dokument der Reihe nach an jeden Unterzeichner, sammelt seine Unterschriften und benachrichtigt Sie, wenn alle Unterschriften abgeschlossen sind. Diese Plattformen erweitern den grundlegenden PDF-Workflow mit mehreren Signaturen um Komfort und Nachverfolgung. Sie bieten in der Regel auch einen Prüfpfad, der dokumentiert, wann jede Signatur angewendet wurde.
Nachdem alle Signaturen angewendet wurden, speichern Sie die vollständig signierte PDF-Datei an einem sicheren Ort und verteilen Sie Kopien an alle Unterzeichner für deren Unterlagen. Jeder Unterzeichner sollte eine Kopie des Dokuments mit allen Unterschriften aufbewahren. Im Falle eines Streits darüber, ob das Dokument unterzeichnet wurde, verfügt jede Partei als Beweis über eine eigene Kopie des unterzeichneten Dokuments. Diese verteilte Aufzeichnungsführung ist Standardpraxis für von mehreren Parteien unterzeichnete Dokumente.
Wenn mehrere Personen dasselbe PDF unterschreiben, sollte jede Unterschrift durch einen gedruckten Namen, ein Datum und einen Titel unter dem Signaturbild eindeutig dem Unterzeichner zugeordnet werden. Diese identifizierenden Informationen beseitigen jede Unklarheit darüber, wer in welcher Funktion unterzeichnet hat. Das Hinzufügen dieser Informationen ist bei Dokumenten mit mehreren Signaturen gängige Berufspraxis.
Der Komfort von PDF-Workflows mit mehreren Signaturen hat sie zur Standardpraxis in Branchen gemacht, in denen Dokumente routinemäßig die Genehmigung mehrerer Parteien erfordern, darunter Immobilien, Rechtsdienstleistungen, Beschaffung und Personalwesen.
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