PDF/A 显示在文档设置、导出对话框和合规性检查表中 - 通常没有太多解释它的实际含义或存在的原因。如果您曾经被告知以 PDF/A 格式提交文档但不知道这意味着什么，或者您在软件中看到了该选项并想知道是否使用它，这就是解释。
PDF/A 实际上是什么
PDF/A 是 PDF 格式的一个版本，专为长期存档而设计。 “A”是指代表存档。它是一个 ISO 标准 (ISO 19005)，定义了 PDF 功能的受限子集 - 目标是 PDF/A 文件将在未来的任何时间由任何系统上的任何兼容查看器准确读取。
常规 PDF 可能依赖于外部资源 - 在其他地方托管的字体、从互联网提取的内容、在开放环境下运行的 JavaScript、需要查看者可能没有的密钥的加密。 PDF/A 消除了所有这些。文档正确呈现所需的所有内容都必须嵌入到文件本身中，并且不允许任何可能使文件依赖于外部系统或软件版本的内容。
PDF/A 不允许什么
PDF/A 中的限制使其适合存档。与标准 PDF 相比，PDF/A 禁止：
- 加密和密码保护 - 归档文档必须无需凭据即可访问
- 外部内容引用——一切都必须是独立的
- JavaScript 和可执行代码 - 运行或行为不会因环境而异
- 音频和视频内容——依赖于二十年后可能不存在的编解码器的媒体
- 未完全嵌入的字体 - 如果该字体不在文件中，则它不在存档中
权衡是 PDF/A 文件往往比同等标准 PDF 文件更大，因为以前可选的所有内容（如完整字体嵌入）现在都是强制性的。
PDF/A-1、PDF/A-2、PDF/A-3：有什么区别？
该标准共有三个主要版本，每个版本都建立在前一个版本的基础上：
- PDF/A-1 最严格。基于PDF 1.4，禁止透明效果，限制最多。当需要与旧系统最大程度兼容时使用它。
- PDF/A-2 允许透明度、JPEG 2000 压缩和数字签名。它是现代归档最常用的版本。
- PDF/A-3 添加了将任何文件类型嵌入为附件的功能 - 对于在演示文档旁边包含源数据非常有用。用于电子发票标准等专门环境。
每个版本中还存在一致性级别（A 和 B，有时是 U），指定遵循元数据和标记要求的严格程度。对于大多数用途，如果您的软件提供选择，PDF/A-2b（B 级一致性）是合理的默认值。
谁真正需要PDF/A
在特定情况下需要或强烈建议使用 PDF/A：
- 政府和公共部门记录 — 许多国家档案馆和政府机构要求使用 PDF/A 来提交正式文件和长期记录存储
- 法律和法院文件 - 某些司法管辖区要求提交给法院或监管机构的文件采用 PDF/A
- 医疗记录 - 长期保存的患者记录通常使用 PDF/A 以确保未来的可读性
- 财务和合规文档 - 具有长期文档保留要求的受监管行业使用 PDF/A 来确保记录保持可访问性
你真的需要它吗？
对于大多数日常业务用途（合同、报告、提案、发票），标准 PDF 完全足够。 PDF/A 添加了文件大小和限制（无加密、无交互元素），这为数十年未维护的文档带来了不必要的权衡。
在以下情况下使用 PDF/A：
- 提交系统、政府门户或合规框架明确要求您这样做
- 该文档需要在 20 多年后仍能可靠地读取，而不依赖于任何当前的软件
- 您正在为具有长期保留义务的组织构建正式的记录管理系统
当文档需要立即使用、将被共享然后丢弃或需要 PDF/A 禁止的功能（例如密码保护或嵌入媒体）时，请跳过它。为了将文档转换为标准 PDF 以便日常共享，www.wukongpdf.com 上的 WukongPDF 的 Word 到 PDF 工具可以处理它，而无需满足存档格式要求的开销。