保护您发送给某人的 PDF 非常简单 - 添加密码，然后单独发送密码。保护多个人的 PDF 会带来复杂性：他们都共享相同的密码吗？您如何安全地将其传达给每个人？如果一位收件人转发该文件会发生什么情况？答案取决于您想要防止什么以及您愿意为收件人制造多少摩擦。
首先定义您要防范的内容
PDF 安全性 对多个收件人的保护涉及权衡，而正确的权衡取决于您实际要解决的威胁。具体一点：
- 防止随意转发：共享密码或权限限制就足够了。这会阻止意外或无意识的共享。
- 防止故意泄露：个性化水印或每个收件人的唯一密码创建责任。它们不能防止泄漏，但可以识别源头。
- 在设备丢失或收件箱遭到破坏时防止未经授权的访问：采用 256 位加密的强开放密码。如果没有密钥，该文件将无法读取。
选项 1：与所有收件人共享一个密码
最简单的方法：对文档应用一个 PDF 密码 并将其与需要访问的每个人共享。使用 www.wukongpdf.com 处的 WukongPDF 添加密码 — 上传文件、设置密码、下载受保护的版本 — 然后将同一文件发送给所有收件人并通过单独的渠道共享密码。
限制：一旦一位收件人拥有密码，保护的强度仅取决于该人的判断力。他们可以与任何人共享密码，然后您原本不想联系的人就可以访问该文档。对于一小群受信任的收件人来说，这是可以接受的。对于更大或不太受信任的团体来说，情况并非如此。
对于传达密码：电子邮件是最差的渠道，因为密码和文件可能最终都在同一个收件箱中。更好的选择是群组消息线程、共享团队频道或简短的通话。为了获得最大的安全性，请发送单独的消息而不是群组消息 - 每个人都会私下接收密码，而不是在群组环境中，每个人都可以看到其他人拥有该密码。
选项 2：用于问责的个性化副本
对于高风险分发——根据保密协议共享的预发布报告、发送给多个投标人的机密招标文件、发送给董事会的敏感战略材料——带有唯一标识符的个性化副本可以创建问责制，而不需要每个接收者管理不同的密码。
向每个副本添加个性化的 水印 PDF —“为 [收件人姓名] 准备”或将副本与特定分发日志联系起来的唯一参考号。如果文档泄露，水印会识别出哪个副本是来源。这并不能防止泄密，但可以起到威慑作用并提供归因。
将个性化水印与共享密码相结合，以获得更强大的方法：每个收件人的副本看起来不同（个性化水印），但使用相同的密码进行访问。密码控制谁可以打开它；如果水印出现在意想不到的地方，则可以识别是谁打开了它。
选项 3：安全共享平台以实现更多控制
对于需要比密码更精细的控制的文档，专用的安全文档共享平台提供受密码保护的 PDF 无法复制的功能：
- 仅查看访问并禁用下载：收件人可以在浏览器中读取文档，但无法下载文件本身
- 访问撤销：您可以在特定日期或事件后删除访问权限，即使对于已共享的文件也是如此
- 查看跟踪：查看谁打开了文档、何时打开以及打开了多长时间 — 对于了解哪些收件人实际审阅了材料很有用
- 单独的访问控制：不同的收件人有不同的权限——有些可以下载，有些只能查看
DocSend、Digify 和类似平台专门从事这方面的工作。权衡是收件人通过平台访问文档，而不是作为独立文件，这会增加摩擦，并要求他们在某些情况下拥有或创建一个帐户。
根据情况采取相应的方法
- 小型可信组，内部分发：共享密码私下传达给每个接收者
- 外部分发给已知收件人，需要责任：个性化水印加共享密码
- 高敏感材料、合规要求或需要撤销：安全文档共享平台
- 无需访问限制的公共分发：不需要密码，而是专注于正确的文件命名和压缩