每月都会收到一份 PDF 格式的银行对账单。交易记录、日期、描述、金额都在那里，但以无法排序、过滤、求和或分析的格式锁定。将该 PDF 报表转换为 Excel 电子表格意味着每笔交易都变成一行，每个字段变成一列，并且数据变得可操作。一旦数据采用电子表格形式，就可以对费用进行分类、跟踪收入模式、核对账户。
银行对账单被设计为表格。转换应该保留该表结构，而不是破坏它。
将PDF 转换为Excel 银行对账单需要一个转换工具，该工具可以识别表格的行和列，处理财务报表的特定格式问题，并生成需要最少清理的电子表格。 WukongPDF 的PDF 转换器 通过表结构检测来处理语句转换。以下步骤涵盖转换本身以及每个语句转换所需的清理。
为什么银行对账单转换既容易又困难
银行对账单是表格，这使得它们非常适合将 PDF 转换为 Excel。每个事务占用一行。日期、描述、借方、贷方和余额各占一栏。网格结构清晰、一致。设计良好的转换工具应该将这些行和列直接映射到电子表格的行和列中，并且错误最少。
让它们变得困难的是格式上的怪癖。跳过周末的运行余额会产生空行。多行事务描述包含在单个单元格中。贷方和借方栏可以分开，也可以合并为具有正值和负值的单个金额栏。带有帐号、页码和银行徽标的报表页眉和页脚会混淆表格检测算法。每个怪癖都是转换错误的潜在来源。
选择具有表结构检测功能的转换工具
通用 OCR 引擎在不了解表格结构的情况下提取文本，会产生一堆没有行或列组织的数字和标签。具有表结构检测功能的转换工具可识别列边界，将每个事务识别为一行，并将数据映射到电子表格单元格中。 Adobe Acrobat 的导出到 Excel 使用表格检测来检测具有可选文本的 PDF。 WukongPDF的转换工具应用类似的结构识别。
对于文本不可选择的扫描银行对账单，转换工具必须首先运行 OCR，然后检测 OCR 输出中的表结构。这个两阶段过程在两个阶段都会引入错误。字符误识别将 3 变成 8。结构误检测将单个事务拆分为两行。扫描报表产生的转换质量低于数字报表，清理工作也会相应增加。
每个语句都需要的转换后清理
打开转换后的电子表格并将其与原始 PDF 并排进行比较。检查前五笔交易和最后五笔交易。验证借方和贷方金额是否已显示在具有正确符号的正确列中。检查每笔交易后的余额是否与原始报表中的运行余额相符。查找分成两行或与上面的行合并的事务。
删除转换器包含为数据的语句页眉和页脚行。这些行包含帐号、页码和银行品牌，而不是交易数据。在 Excel 中，手动删除它们。对于每月定期转换，请记录一个宏，该宏会自动删除每个新报表上的已知页眉和页脚行。该宏每月节省时间，并在第一季度内收回成本。
| 语句元素 | Excel 中的预期 | 常见转换错误 |
|---|---|---|
| 交易日期 | 单列，日期格式 | 日期分为两列，或存储为文本 |
| 描述 | 单栏、文本 | 多行描述分为多行 |
| 借方金额 | 单列，负数 | 借方和贷方在同一列，符号翻转 |
| 授信金额 | 单列，正数 | 与借方栏合并 |
| 运行平衡 | 最后一列，数字 | 某些行缺失或计算不正确 |
将转换后的数据与原始数据进行协调
对转换后的电子表格中的借方和贷方列求和。如果报表包含总计，请将总计与报表打印的总计进行比较。如果对帐单显示总借方为 12,345.67 美元，而转换后的电子表格总金额为 12,348.33 美元，则说明一些交易存在转换错误。核对可以识别存在错误并告诉您错误的严重程度，即使它不能立即识别哪些特定交易是错误的。
对于没有打印总计的报表，将转换后的电子表格中的期末余额与原始报表的期末余额进行比较。如果它们匹配，则即使某些描述文本或日期存在轻微错误，美元金额的转换也可能是准确的。余额是最终的对账检查点。如果余额匹配，则数字正确，并且转换可用于财务目的。
构建月报表分类模板
转换和清理报表后，真正的价值来自于对交易进行分类。构建一个查找表，将常见交易描述映射到类别：杂货店名称到杂货，公用事业公司名称到公用事业，客户名称到收入。使用 Excel 的 VLOOKUP 或 XLOOKUP 函数应用查找，以自动对转换后的交易进行分类。第一个月花费的时间最长，因为您是从头开始构建查找表。随后的每个月都会变得更快，因为大多数经常性交易已经有了类别映射。
对于与任何查找条目都不匹配的交易，请使用手动审核列。标记不匹配的行并每月一次批量检查它们。为重复的不匹配事务添加新映射。经过三到六个月的时间，查找表会稳定下来，并且 90% 或更多的交易会自动分类。构建查找表的初始投资将在以后每月节省的时间中得到回报。
自动月结单转换
银行对账单按计划送达。设置定期工作流程：下载报表 PDF，通过转换工具运行它，应用清理宏，验证期末余额，并将电子表格保存到每月存档文件夹。初始设置宏和文件夹结构后，工作流程每月需要五分钟。
对于多个帐户，创建一个模板电子表格，将每月转换后的报表数据导入到主工作簿中。主工作簿跟踪所有帐户的余额，使用规则对交易进行分类，并生成财务的综合视图。每月的 PDF 到 Excel 转换为主工作簿提供信息，从而为您的财务决策提供信息。每月五分钟的习惯会产生一年有条理的财务数据。