이메일에 PDF를 첨부하고 보내기를 누르세요. 귀하의 관점에서는 간단합니다. 파일이 귀하의 장치에서 수신자의 받은 편지함으로 이동됩니다. 이 두 지점 사이에서 실제로 발생하는 일은 더 복잡하며, 그 과정에서 몇 가지 사항이 파일이 그대로, 올바른 크기로, 예상되는 상태로 도착하는지 여부에 영향을 미칠 수 있습니다.
파일이 기기를 떠나기 전에 인코딩됩니다
이메일은 원래 일반 텍스트를 전달하도록 설계되었습니다. PDF와 같은 바이너리 파일을 첨부하려면 해결 방법이 필요합니다. 파일은 전송 전에 텍스트 안전 형식으로 변환됩니다. 표준 방법은 PDF의 바이너리 데이터를 인쇄 가능한 문자열로 변환하는 Base64 인코딩입니다.
Base64 인코딩은 파일 크기를 약 33% 증가시킵니다. 15MB PDF는 인코딩된 이메일 데이터로 대략 20MB가 됩니다. 이것이 바로 첨부 파일 크기 제한에 가까운 파일이 제한 미만인 것처럼 보이더라도 전송에 실패하는 경우가 있는 이유입니다. 즉, 인코딩된 버전이 임계값을 초과합니다. 수신자의 이메일 클라이언트는 수신 시 인코딩을 반전시켜 원본 파일을 원래 크기로 돌려받습니다.
메일 서버를 통한 여정
장치를 떠난 후 이메일은 보내는 메일 서버(잠재적으로 하나 이상의 릴레이 서버)를 통과한 다음 받은 편지함에 도달하기 전에 수신자의 수신 메일 서버를 통과합니다. 각 서버는 스팸 필터링, 바이러스 검사, 크기 확인, 콘텐츠 정책 시행 등 메시지 검사를 수행합니다.
이러한 서버는 모두 메시지를 거부하거나 수정할 수 있습니다. 10MB 첨부 파일 정책을 사용하는 회사 메일 서버는 보낸 사람과 받는 사람의 소비자 이메일 서비스가 모두 이를 수락하더라도 20MB PDF를 거부합니다. 일부 바이러스 백신은 배달 전 수동 검토를 위해 첨부 파일을 격리합니다. 일부 오래되었거나 잘못 구성된 메일 서버는 처리 중에 바이너리 첨부 파일을 손상시킬 수 있습니다. 드물지만 그런 일이 발생합니다. 따라서 한 수신자에게 제대로 작동했던 PDF가 다른 수신자에게 손상되어 도착할 수도 있습니다.
메일 서버가 PDF 첨부 파일에 대해 수행하는 작업
대부분의 기업 및 기업 메일 시스템은 전송 전에 첨부 파일에서 맬웨어를 검사합니다. PDF에는 보안 스캐너가 찾는 JavaScript, 내장 파일 및 실행 가능한 콘텐츠가 포함될 수 있습니다. 비정상적인 구조나 내장된 스크립트가 있는 PDF는 수신자에게 도달하기 전에 격리되거나 해당 요소가 제거될 수 있습니다.
일부 시스템은 PDF 첨부 파일을 다른 형식으로 변환합니다. 일반적으로 포함된 콘텐츠를 실행하지 않고 미리 보기 창에서 첨부 파일을 안전하게 렌더링합니다. 수신자는 원본 PDF가 아닌 변환된 버전을 받을 수 있습니다. 서식이 복잡한 문서의 경우 이 변환으로 인해 문서 모양이 변경될 수 있습니다.
PDF 콘텐츠 자체는 전송 중에 변경되지 않습니다
대부분의 경우(이메일이 성공적으로 전달되고 보안 필터가 개입되지 않은 경우) 수신자가 여는 PDF는 귀하가 보낸 것과 바이트 단위로 동일합니다. 인코딩 및 디코딩 프로세스는 무손실입니다. 도착하는 파일은 바로 첨부한 파일입니다.
PDF가 이메일로 전송된 후 다르게 보이는 경우 문제는 일반적으로 전송 자체에 있는 것이 아니라 보는 방식(다른 PDF 뷰어, 다른 기본 확대/축소, 다른 글꼴 가용성)에 있다는 의미이므로 알아두는 것이 좋습니다. 파일은 동일합니다. 보는 맥락이 다릅니다.
배송이 실패하는 경우 및 확인 방법
전달 실패에는 두 가지 유형이 있습니다. 들리는 반송과 듣지 못하는 자동 삭제입니다. 반송 알림은 일반적으로 이유를 나타내는 오류 코드와 함께 메시지가 거부되었음을 알려줍니다. 일반적인 이유에는 파일 크기가 한도를 초과하거나, 수신자의 편지함이 가득 찼거나, 수신자의 도메인이 존재하지 않는 경우 등이 있습니다.
자동 삭제는 더 교활합니다. 이메일이 전송된 것처럼 보이지만 반송 메일은 도착하지 않지만 수신자는 첨부 파일을 받지 못합니다. 이는 보안 필터가 보낸 사람에게 알리지 않고 첨부 파일을 격리하거나 회사 정책이 오류를 생성하지 않고 임계값을 초과하는 첨부 파일을 제거하는 경우 발생할 수 있습니다. 중요한 문서의 경우 수신자에게 첨부 파일 수신 확인을 요청하는 것이 첨부 파일이 도착했는지 확인할 수 있는 유일한 방법입니다.
PDF 이메일 전달의 안정성을 높이기
- 파일을 10MB 미만으로 유지: Base64 인코딩 오버헤드를 고려하면 10MB PDF는 대략 13MB로 인코딩됩니다. — 대부분의 서버 제한 내에서 안전하게. 첨부하기 전에 더 큰 파일에는 PDF 압축을 사용하세요.
- 삽입된 스크립트 방지: __JavaScript 또는 비정상적인 삽입 콘텐츠가 포함된 PDF__는 보안 필터에 의해 플래그 지정될 가능성이 높습니다. 대화형 스크립트가 없는 표준 문서 PDF는 더 안정적으로 전달됩니다.
- 대용량 파일에 클라우드 공유 사용: Google Drive 또는 Dropbox에 업로드하고 링크를 보내면 모든 첨부 파일 크기 제한과 인코딩 오버헤드를 피할 수 있습니다.
- 중요 문서 수령 확인: 도착된 PDF을 확인하는 빠른 답장만이 성공적인 배송을 완료할 수 있는 유일한 신뢰할 수 있는 방법입니다.