Vous venez de numériser une pile de documents (dix pages, peut-être vingt) et le PDF résultant fait 45 Mo. Il doit être envoyé dans un e-mail limité à 25 Mo ou dans un portail de soumission avec des exigences strictes en matière de taille de fichier. Le scan est terminé, le document existe, et maintenant vous en avez besoin plus petit sans le rendre illisible. Voici exactement comment gérer cela.
Pourquoi les PDF numérisés commencent si gros
Un PDF numérisé stocke chaque page sous forme de photographie haute résolution. Contrairement à un PDF créé à partir d'un document Word – où le texte est stocké sous forme de données de caractères efficaces et où les images sont compressées – un PDF numérisé est essentiellement une pile d'images enveloppées dans un conteneur PDF. Chaque image de page peut faire plusieurs mégaoctets selon les paramètres par défaut du scanner.
La plupart des scanners utilisent par défaut une numérisation couleur de 300 DPI, ce qui est approprié pour l'archivage de documents importants mais produit des fichiers beaucoup plus volumineux que nécessaire pour les documents qui ne seront lus qu'à l'écran ou soumis à un portail. Un document de dix pages numérisé en couleur 300 DPI peut facilement faire entre 30 et 50 Mo. Le même document numérisé en niveaux de gris de 150 DPI fait généralement entre 3 et 8 Mo : lisible, soumis et représente une fraction de la taille d'origine.
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La solution la plus rapide : faites-le passer par un compresseur
Dans la plupart des situations, le chemin le plus rapide pour passer d'un Scanned PDF surdimensionné à un fichier soumis est un outil de compression basé sur un navigateur. L'outil PDF Compression de WukongPDF sur www.wukongpdf.com gère les documents numérisés : téléchargez le fichier, choisissez une compression moyenne ou élevée, téléchargez le résultat.
À quoi s'attendre de chaque niveau de compression sur un document numérisé :
- Faible compression : Réduction de taille de 10 à 30 %. Le texte reste net, les images sont à peine affectées. Bon lorsque la qualité est la priorité et que la réduction de la taille est secondaire.
- Compression moyenne : Réduction de taille de 40 à 70 %. Le texte reste lisible, les images présentent un adoucissement mineur qui n'est pas perceptible aux tailles de lecture normales. Le bon choix pour la plupart des soumissions.
- Haute compression : Réduction de taille de 60 à 85 %. Le texte est toujours lisible mais les images sont visiblement dégradées. Acceptable pour les documents ou brouillons internes, mais pas idéal pour tout ce qui sera imprimé ou examiné de près.
Après la compression, ouvrez le résultat et faites-le défiler avant de le soumettre. Vérifiez que le texte de chaque page est toujours lisible : portez une attention particulière aux pages contenant des petits caractères, des tableaux denses ou des éléments manuscrits, qui sont les premières à souffrir d'une compression agressive.
Conversion en niveaux de gris pour une réduction supplémentaire
Les données d’image couleur sont nettement plus lourdes que les niveaux de gris. Une numérisation couleur stocke trois canaux de couleur (rouge, vert, bleu) pour chaque pixel ; une analyse en niveaux de gris en stocke un. Pour les documents contenant beaucoup de texte (lettres dactylographiées, formulaires, rapports imprimés), les informations de couleur ne sont souvent pas pertinentes : le document a essentiellement la même apparence en niveaux de gris qu'en couleur.
La conversion d'une numérisation couleur en niveaux de gris avant ou pendant la compression peut réduire la taille du fichier de 50 à 60 % supplémentaires par rapport à la compression de la version couleur seule. Cette méthode est particulièrement efficace pour les documents sans contenu couleur significatif : pages dactylographiées, formulaires imprimés, photographies en noir et blanc. Ne l'utilisez pas pour les documents dans lesquels la couleur contient des informations : imagerie médicale, dessins techniques avec des éléments codés par couleur ou tout document dans lequel un lecteur doit distinguer les couleurs.
Si vous pouvez effectuer une nouvelle analyse : ajustez d'abord les paramètres
Si le document original est toujours accessible et que la numérisation vient d'être effectuée, cela vaut la peine de consacrer deux minutes à ajuster les paramètres du scanner et à effectuer une nouvelle numérisation plutôt que d'essayer de compresser un fichier surdimensionné après coup. Le résultat sera plus petit et plus propre qu’une numérisation haute résolution fortement compressée.
- Pour une utilisation sur écran uniquement : numérise à une échelle de gris de 150 DPI. Lisibles sur n’importe quel écran, les fichiers restent petits.
- Pour les documents pouvant être imprimés : numériser à une échelle de gris de 200 à 300 DPI. Bonne qualité d’impression sans surcharge de couleur.
- À des fins d'archivage : numérisez en couleur à 300 DPI et conservez la copie d'archive en pleine résolution séparée de la copie de partage compressée.
Une étape de plus à franchir : rendre le site consultable
Pendant que le fichier est ouvert et que vous le traitez quand même, envisagez d'exécuter l'OCR dessus pour rendre le texte consultable. Un PDF numérisé compressé et consultable est nettement plus utile qu'un fichier simplement plus petit. Vous pouvez y rechercher du texte spécifique, en copier du texte, et il apparaîtra dans les recherches du système de fichiers par contenu plutôt que simplement par nom de fichier. L'outil OCR de WukongPDF chez www.wukongpdf.com gère cela : il s'agit d'une étape distincte de la compression, mais prend le même temps et améliore de façon permanente l'utilisabilité du document.
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