Un documento sin marca de agua parece terminado. Un documento con el sello BORRADOR o CONFIDENCIAL en cada página le dice al lector exactamente en qué etapa se encuentra y quién debería o no leerlo. Las marcas de agua protegen contra filtraciones casuales de información al hacer que el estado del documento sea inmediatamente visible. Una copia impresa dejada en un escritorio, un PDF reenviado fuera de la lista de destinatarios previstos, una captura de pantalla compartida en un chat grupal, todos llevan la marca de agua y la responsabilidad que representa.
Una marca de agua no detiene las filtraciones. Los hace rastreables y embarazosos para el filtrador.
Agregar un sello Watermark PDF en cada página significa elegir entre marcas de agua de texto e imagen, establecer la opacidad y el ángulo correctos para la legibilidad y garantizar que la marca de agua no se pueda eliminar fácilmente. La herramienta de marca de agua PDF Security de WukongPDF maneja superposiciones de texto e imágenes, y los pasos a continuación cubren todo, desde elegir el tipo de marca de agua correcto hasta bloquearlo en su lugar.
Elegir entre marcas de agua de texto e imagen
Las marcas de agua de texto se crean a partir de caracteres de fuente representados por la herramienta PDF. Usted especifica el texto, elige una fuente y un tamaño, establece el color y la opacidad, y decide el ángulo y la posición. La herramienta genera la marca de agua a partir de estos parámetros y la coloca en cada página. Las marcas de agua de texto casi no agregan tamaño de archivo porque los datos de fuente y la cadena de texto se almacenan una vez y se hace referencia a ellos en cada página. Una marca de agua BORRADOR a 45 grados en 200 páginas agrega solo unos pocos kilobytes.
Las marcas de agua de imagen utilizan un archivo gráfico prediseñado, un logotipo de empresa, un sello CONFIDENCIAL diseñado como PNG y un bloque de firma. Se ven más pulidas que las marcas de agua de texto y pueden incorporar elementos de marca que el texto no puede. La contrapartida es el tamaño del archivo: una marca de agua de imagen almacenada una vez y a la que se hace referencia en cada página agrega el tamaño de la imagen al PDF una vez. Una herramienta que duplica la imagen en cada página multiplica el tamaño por el recuento de páginas.
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Configurar la opacidad, el ángulo y la posición para mejorar la legibilidad
Una marca de agua debe ser lo suficientemente visible para cumplir su propósito y lo suficientemente transparente como para no oscurecer el contenido del documento. La opacidad entre 10% y 30% es el rango típico. Por debajo del 10%, la marca de agua se desvanece hasta hacerse casi invisible en la pantalla y desaparece por completo al imprimirse. Por encima del 30%, compite con el texto del documento por la atención visual. Pruebe la marca de agua en una página representativa de su documento. Imprima una página de prueba. Lo que se ve bien en la pantalla con una opacidad del 20% puede parecer demasiado tenue o demasiado oscuro en el papel.
El ángulo es importante tanto para la estética como para la resistencia a la eliminación. La convención es una marca de agua en diagonal de 45 grados porque cubre la página de manera uniforme y es difícil recortarla sin cortar el contenido. Una marca de agua horizontal a lo largo del margen superior o inferior es más fácil de leer pero más fácil de eliminar simplemente recortando ese margen. La ubicación centrada con un ligero ángulo diagonal proporciona la mejor combinación de legibilidad y resistencia a la manipulación. En el caso de las marcas de agua de imágenes, el mosaico de toda la página hace que su eliminación sea poco práctica sin destruir el documento.
Bloqueo de la marca de agua para evitar su eliminación
Cualquiera que abra el PDF en un editor puede seleccionar y eliminar una marca de agua agregada como anotación de página. Una marca de agua integrada en el contenido de la página no se puede seleccionar ni eliminar individualmente. La diferencia es si la marca de agua es una capa de objeto separada, que se puede editar, o si se fusiona con el flujo de contenido de la página, que es permanente. La mayoría de las herramientas PDF ofrecen ambas opciones con diferentes nombres: Sello vs Aplanar o Superponer vs Fusionar.
Al aplanar la marca de agua, se fusiona permanentemente con el contenido de la página. La marca de agua se convierte en parte de la página, no en un objeto separado situado encima. Esto evita la eliminación casual, cualquiera puede eliminar una anotación si sabe cómo hacerlo, pero también evita que usted elimine la marca de agua más adelante si el documento pasa de BORRADOR a FINAL. Aplique el aplanamiento de marca de agua solo después de estar seguro de que la marca de agua debe ser permanente. Conserve un original sin marca de agua si necesita una versión limpia más adelante.
| Tipo de marca de agua | Impacto del tamaño del archivo | Dificultad de eliminación | Mejor para |
|---|---|---|---|
| Texto, aplanado | Insignificante (KB) | Contenido duro e integrado en la página | BORRADOR, CONFIDENCIAL, USO INTERNO SOLAMENTE |
| Texto, como superposición | Insignificante (KB) | Fácil, se puede eliminar como anotación. | Marcas temporales, copias de revisión. |
| Imagen aplanada | Moderado (tamaño de imagen agregado una vez) | Contenido duro e integrado en la página | Logotipos de empresas, sellos de certificación. |
| Imagen, en mosaico y aplanada | Moderado a grande | Muy difícil, la eliminación destruye el contenido. | Documentos altamente sensibles, avisos legales. |
Agregar la marca de agua a todas las páginas o páginas seleccionadas
La mayoría de las herramientas de marcas de agua aplican la marca de agua a todas las páginas de forma predeterminada. Para documentos donde solo ciertas páginas necesitan marcarse, un contrato donde solo está marcada la página de firma, un informe donde solo las páginas de datos financieros son CONFIDENCIALES, seleccione el rango de páginas antes de presentar la solicitud. Algunas herramientas le permiten especificar un rango de páginas personalizado en el cuadro de diálogo de marca de agua. Otros requieren dividir el documento en secciones marcadas y no marcadas, poner una marca de agua solo en la sección marcada y volver a fusionar.
Para documentos con portada, omita la portada al aplicar la marca de agua. Un hermoso diseño de portada con un sello BORRADOR en el medio parece poco profesional y socava el propósito de la portada. Aplique la marca de agua desde la página 2 hasta el final, dejando la portada limpia. La portada identifica el documento. La marca de agua identifica su estado. Cumplen funciones diferentes y no deben competir en la misma página.
Verificación de la marca de agua después de la aplicación
Abra el PDF con marca de agua y desplácese por cada página en tamaño de miniatura. Confirme que la marca de agua aparezca de manera consistente en cada página deseada. Comprueba que la opacidad y el ángulo sean uniformes. Abra una página con un zoom del 100% y verifique que el texto debajo de la marca de agua aún sea legible. Imprima una página y verifique que la marca de agua se imprima con la visibilidad esperada. La representación en pantalla e impresión de los efectos de transparencia puede diferir significativamente, y el resultado impreso es lo que importa para la seguridad física del documento.
Pruebe la resistencia a la eliminación intentando seleccionar la marca de agua con la herramienta de edición. Si el cursor no puede seleccionarla, la marca de agua se ha aplanado correctamente y se resiste a una eliminación casual. Si el cursor puede seleccionarla y eliminarla, vuelva a aplicar la marca de agua con la opción de aplanar o fusionar habilitada. Una marca de agua que se puede eliminar con dos clics no proporciona ninguna seguridad.
Aplicar marcas de agua en un lote de documentos
Marcar una carpeta de 50 documentos con la misma marca de agua, uno a la vez, es tedioso e inconsistente. Las herramientas de marcas de agua por lotes aplican la misma configuración de marca de agua, el mismo texto, la misma posición y opacidad a cada archivo de una carpeta con una sola operación. Todos los archivos de salida llevan marcas de agua idénticas, lo cual es esencial para las políticas de documentos de la organización donde cada archivo de una determinada clasificación debe marcarse de manera consistente.
La marca de agua por lotes también hace cumplir la política. Si la política documental de la organización requiere que cada documento BORRADOR lleve una marca de agua, la herramienta por lotes puede aplicar la marca de agua estándar a cualquier carpeta de documentos borrador en segundos. Las marcas de agua individuales provocan inconsistencia: aquí se perdió un archivo, la opacidad se estableció de manera ligeramente diferente allí. El enfoque por lotes garantiza la uniformidad. Para las organizaciones que utilizan marcas de agua con regularidad, la capacidad por lotes es la característica que separa una herramienta de marcas de agua que utiliza de otra en la que confía.
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