Jeden Monat erhalten Sie einen Kontoauszug als PDF. Die Transaktionen sind vorhanden, Datum, Beschreibung, Betrag, aber in einem Format gesperrt, das nicht sortiert, gefiltert, summiert oder analysiert werden kann. Durch die Konvertierung dieser PDF-Anweisung in eine Excel-Tabelle wird jede Transaktion zu einer Zeile, jedes Feld zu einer Spalte und die Daten werden verwertbar. Kategorisieren Sie Ausgaben, verfolgen Sie Einkommensmuster, gleichen Sie Konten ab – all das ist möglich, sobald die Daten in Tabellenform vorliegen.
Kontoauszüge sind von Natur aus Tabellen. Die Konvertierung sollte diese Tabellenstruktur beibehalten und nicht zerstören.
Für die Konvertierung eines PDF-Kontoauszugs in einen Excel-Kontoauszug ist ein Konvertierungstool erforderlich, das Tabellenzeilen und -spalten erkennt, die spezifischen Formatierungsmerkmale von Finanzberichten berücksichtigt und eine Tabelle erstellt, die nur minimal bereinigt werden muss. Der PDF-Konverter von WukongPDF übernimmt die Anweisungskonvertierung mit Tabellenstrukturerkennung. Die folgenden Schritte behandeln die Konvertierung selbst und die Bereinigung, die für jede Anweisungskonvertierung erforderlich ist.
Warum Kontoauszüge sowohl einfach als auch schwer umzuwandeln sind
Kontoauszüge sind Tabellen und eignen sich daher gut für die Konvertierung von PDF in Excel. Jede Transaktion belegt eine Zeile. Datum, Beschreibung, Soll, Haben und Saldo belegen jeweils eine Spalte. Die Rasterstruktur ist klar und einheitlich. Ein gut gestaltetes Konvertierungstool sollte diese Zeilen und Spalten mit minimalen Fehlern direkt in Tabellenzeilen und -spalten abbilden.
Was sie schwierig macht, sind die Formatierungsfehler. Laufende Salden, bei denen Wochenenden übersprungen werden, führen zu leeren Zeilen. Mehrzeilige Transaktionsbeschreibungen werden innerhalb einer einzelnen Zelle umschlossen. Die Spalten „Haben“ und „Soll“ können getrennt sein oder zu einer einzigen Betragsspalte mit positiven und negativen Werten zusammengefasst werden. Kontoauszugskopf- und -fußzeilen mit Kontonummern, Seitenzahlen und Banklogos verwirren den Tabellenerkennungsalgorithmus. Jede Eigenart ist eine potenzielle Quelle für Konvertierungsfehler.
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Auswahl eines Konvertierungstools mit Tabellenstrukturerkennung
Allzweck-OCR-Engines, die Text extrahieren, ohne die Tabellenstruktur zu verstehen, erzeugen ein Durcheinander von Zahlen und Beschriftungen ohne Zeilen- oder Spaltenorganisation. Ein Konvertierungstool mit Tabellenstrukturerkennung identifiziert die Spaltengrenzen, erkennt jede Transaktion als Zeile und ordnet die Daten den Tabellenzellen zu. Der Export nach Excel von Adobe Acrobat verwendet die Tabellenerkennung für PDFs mit auswählbarem Text. Das Konvertierungstool von WukongPDF wendet eine ähnliche Strukturerkennung an.
Bei gescannten Kontoauszügen, bei denen der Text nicht auswählbar ist, muss das Konvertierungstool zuerst OCR ausführen und dann die Tabellenstruktur in der OCR-Ausgabe erkennen. Dieser zweistufige Prozess führt in beiden Phasen zu Fehlern. Durch die Fehlerkennung von Zeichen wird aus einer 3 eine 8. Durch die Fehlerkennung der Struktur wird eine einzelne Transaktion auf zwei Zeilen aufgeteilt. Gescannte Kontoauszüge führen zu Konvertierungen von geringerer Qualität als digitale Kontoauszüge, und der Bereinigungsaufwand skaliert entsprechend.
Bereinigung nach der Konvertierung, die jede Anweisung benötigt
Öffnen Sie die konvertierte Tabelle und vergleichen Sie sie direkt mit der Original-PDF-Datei. Überprüfen Sie die ersten fünf und die letzten fünf Transaktionen. Stellen Sie sicher, dass Soll- und Habenbeträge in den richtigen Spalten mit den richtigen Vorzeichen landen. Überprüfen Sie, ob der Saldo nach jeder Transaktion mit dem laufenden Saldo im Originalauszug übereinstimmt. Suchen Sie nach Transaktionen, die sich über zwei Zeilen verteilen oder mit der darüber liegenden Zeile zusammengeführt werden.
Entfernen Sie die Kopf- und Fußzeilen der Anweisung, die der Konverter als Daten einbezogen hat. Diese Zeilen enthalten Kontonummern, Seitenzahlen und Bank-Branding, keine Transaktionsdaten. Löschen Sie sie in Excel manuell. Zeichnen Sie für wiederkehrende monatliche Konvertierungen ein Makro auf, das die bekannten Kopf- und Fußzeilen bei jeder neuen Abrechnung automatisch löscht. Das Makro spart Minuten pro Monat und amortisiert sich bereits im ersten Quartal.
| Anweisungselement | In Excel erwartet | Häufiger Konvertierungsfehler |
|---|---|---|
| Transaktionsdatum | Einspaltig, Datumsformat | Datum auf zwei Spalten aufgeteilt oder als Text gespeichert |
| Beschreibung | Einzelne Spalte, Text | Mehrzeilige Beschreibungen sind in mehrere Zeilen aufgeteilt |
| Sollbetrag | Einzelne Spalte, negative Zahlen | Soll- und Haben-Beträge in derselben Spalte, Vorzeichen vertauscht |
| Kreditbetrag | Einzelne Spalte, positive Zahlen | Zusammengeführt mit der Soll-Spalte |
| Laufbalance | Letzte Spalte, numerisch | Fehlt in einigen Zeilen oder wurde falsch berechnet |
Abgleich der konvertierten Daten mit dem Original
Summieren Sie die Soll- und Habenspalten in der konvertierten Tabelle. Vergleichen Sie die Gesamtbeträge mit den auf der Abrechnung ausgedruckten Gesamtbeträgen, sofern diese in der Abrechnung enthalten sind. Wenn auf dem Kontoauszug Gesamtbelastungen in Höhe von 12.345,67 US-Dollar angezeigt werden und Ihre umgerechneten Tabellensummen 12.348,33 US-Dollar betragen, weisen einige Transaktionen Umrechnungsfehler auf. Der Abgleich erkennt, dass Fehler vorliegen, und teilt Ihnen deren Ausmaß mit, auch wenn dabei nicht sofort erkannt wird, welche spezifischen Transaktionen fehlerhaft sind.
Vergleichen Sie bei Kontoauszügen ohne ausgedruckte Summen den Endsaldo in der konvertierten Tabelle mit dem Endsaldo des ursprünglichen Kontoauszugs. Wenn sie übereinstimmen, ist die Umrechnung für Dollarbeträge wahrscheinlich korrekt, auch wenn einige Beschreibungstexte oder Daten geringfügige Fehler aufweisen. Der Saldo ist der ultimative Kontrollpunkt für die Versöhnung. Wenn die Salden übereinstimmen, sind die Zahlen korrekt und die Umrechnung ist für finanzielle Zwecke nutzbar.
Erstellen einer Kategorisierungsvorlage für Monatsabrechnungen
Nach der Konvertierung und Bereinigung des Kontoauszugs ergibt sich der tatsächliche Wert aus der Kategorisierung der Transaktionen. Erstellen Sie eine Nachschlagetabelle, die allgemeine Transaktionsbeschreibungen Kategorien zuordnet: Namen von Lebensmittelgeschäften zu Lebensmittel, Namen von Versorgungsunternehmen zu Versorgungsunternehmen, Kundennamen zu Einnahmen. Wenden Sie die Suche mit der VLOOKUP- oder XLOOKUP-Funktion von Excel an, um die konvertierten Transaktionen automatisch zu kategorisieren. Der erste Monat dauert am längsten, da Sie die Nachschlagetabelle von Grund auf neu erstellen. Jeder Folgemonat wird schneller, da die meisten wiederkehrenden Transaktionen bereits über Kategoriezuordnungen verfügen.
Für Transaktionen, die keinem Sucheintrag entsprechen, verwenden Sie eine manuelle Überprüfungsspalte. Markieren Sie nicht übereinstimmende Zeilen und überprüfen Sie sie einmal im Monat in einem Stapel. Fügen Sie neue Zuordnungen für wiederkehrende, nicht abgeglichene Transaktionen hinzu. Im Laufe von drei bis sechs Monaten stabilisiert sich die Nachschlagetabelle und 90 % oder mehr der Transaktionen werden automatisch kategorisiert. Die anfängliche Investition in die Erstellung der Nachschlagetabelle zahlt sich danach jeden Monat in eingesparten Stunden aus.
Automatisieren der Konvertierung monatlicher Kontoauszüge
Kontoauszüge kommen pünktlich an. Richten Sie einen wiederkehrenden Arbeitsablauf ein: Laden Sie das Kontoauszugs-PDF herunter, führen Sie es über das Konvertierungstool aus, wenden Sie das Bereinigungsmakro an, überprüfen Sie den Endsaldo und speichern Sie die Tabelle in einem monatlichen Archivordner. Der Workflow dauert nach der Ersteinrichtung des Makros und der Ordnerstruktur fünf Minuten pro Monat.
Erstellen Sie für mehrere Konten eine Tabellenvorlage, die die konvertierten Kontoauszugsdaten jedes Monats in eine Master-Arbeitsmappe importiert. Die Hauptarbeitsmappe verfolgt die Salden aller Konten, kategorisiert Transaktionen mithilfe von Regeln und erstellt eine konsolidierte Ansicht Ihrer Finanzen. Die monatliche PDF-zu-Excel-Konvertierung speist die Master-Arbeitsmappe, die Ihre finanziellen Entscheidungen beeinflusst. Eine monatliche Fünf-Minuten-Angewohnheit führt zu organisierten Finanzdaten für ein Jahr.
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